président du syndicat mixte pour le SCOT de Flandre Intérieure

avis 20081131 - Séance du 20/03/2008

Monsieur G. pour l’association " Le Bassin de la Kreule " a saisi la commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 15 février 2008, à la suite du refus opposé par le président du syndicat mixte pour le SCOT de Flandre Intérieure à sa demande de copie, sur support informatique et à ses frais, du dossier d’enquête publique du projet de SCOT qui s’est déroulée du 3 novembre au 3 décembre 2007 ; il interroge en particulier la commission sur les points suivants :
1. Conformité aux dispositions de l’arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d’un document administratif, des éléments du devis que l’administration a fait établir auprès d’une société ;
2. Légalité du refus opposé à sa demande de communication de la version électronique du dossier.

1. La commission rappelle qu’en vertu de l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l’accès aux documents administratifs s’exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction.

L’article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005 précise que " des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d’envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l’exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l’envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d’amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d’affranchissement selon les modalités d’envoi postal choisies par le demandeur ".

En principe, les frais autres que le coût de l’envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l’arrêté du Premier ministre du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L’intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter dont le paiement préalable peut être exigé.

En l’espèce, la commission constate que le devis établis par le prestataire auquel le syndicat mixte pour le scot de Flandre intérieure afin d’assurer la reproduction du dossier d’enquête publique est conforme aux prescriptions tarifaires de l’arrêté du 1er octobre 2001, lesquelles s’entendent toutes taxes comprises, sous réserve qu’il s’agisse d’une page format A4, ce que le devis en cause ne précise cependant pas.

Par ailleurs la commission relève que si, selon la réponse du président du syndicat mixte pour le scot de Flandre Intérieure, une version couleur est indispensable pour une bonne lecture du document demandé, il lui est toutefois possible d’établir une reproduction en noir et blanc, sous réserve que M. G. en fasse la demande.

2. La commission note que le président du syndicat mixte a précisé qu’il n’existait pas de version numérique du dossier d’enquête publique. Ce support n’étant pas celui utilisé par l’administration, la demande ne tendrait plus à la communication d’un document administratif mais à l’établissement d’un document administratif sur un support autre que son support d’origine. La commission déclare donc irrecevable la demande de M. G. sur ce point.