recteur de l’académie de Paris

avis 20083074 - Séance du 31/07/2008

Mademoiselle F. et Monsieur G. ont saisi la commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 9 juillet 2008, à la suite du refus opposé par le recteur de l’académie de Paris à leur demande de communication de la copie des fichiers statistiques suivants, depuis le début des années 1990 :
1) le fichier annuel des élèves scolarisés dans l’académie de Paris muni des informations nécessaires à la constitution d’un panel statistique ;
2) les bases individuelles de résultats aux examens (évaluations de sixième et diplôme national du brevet) des élèves de l’académie ;
3) le fichier permettant de connaître les moyens humains et financiers affectés aux différents établissements scolaires de l’académie ;
4) le fichier anonymisé permettant de connaître les demandes et l’octroi de dérogations au niveau des académies, comportant les informations sur les caractéristiques des familles et des élèves concernés.

La commission relève à titre liminaire que la présente demande s’inscrit dans le cadre d’un projet « Expérimentations sociales 2008 », lancé en novembre 2007 et financé par le Haut commissariat aux solidarités actives. Les demandeurs cherchent à obtenir les données figurant dans des documents détenus par l’administration de l’Education nationale pour la réalisation d’une étude intitulée « Politiques de sectorisation, stratégies résidentielles et trajectoires scolaires », qui consistent à identifier des « cohortes » non nominatives d’élèves afin d’en retracer le parcours.

La commission rappelle que la loi du 17 juillet 1978 n’a pas pour objet de charger le service compétent de procéder à des recherches en vue de fournir au demandeur une documentation sur un sujet donné (CE, 9 mars 1983, Association SOS Défense, recueil page 728), ni de procéder à l’élaboration d’un document qui n’existe pas, à la demande d’une personne. Seuls les documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant sont soumis au droit d’accès prévu par cette loi. En outre, lorsque le travail d’occultation des mentions protégées au sein d’un document existant qui incombe à l’administration préalablement à sa communication, en application du III de l’article 6 de cette loi, entraînerait des efforts disproportionnés au regard de l’intérêt qu’il présente, la commission considère que la demande tend en réalité à l’élaboration d’un nouveau document. L’administration n’est alors pas tenue de l’établir, même si elle peut, spontanément, décider d’y procéder.

La commission indique que des règles analogues s’appliquent en matière de réutilisation des informations publiques. L’article 13 de la loi du 17 juillet 1978 dispose en effet que les informations publiques comportant des données à caractère personnel peuvent faire l’objet d’une réutilisation soit lorsque la personne intéressée y a consenti, soit si l’autorité détentrice est en mesure de les rendre anonymes ou, à défaut d’anonymisation, si une disposition législative ou réglementaire le permet. Or, en vertu de l’article 40 du décret du 30 décembre 2005, l’anonymisation est effectuée par l’autorité détentrice, sous réserve que cette opération n’entraîne pas des « efforts disproportionnés ».

En l’espèce, la commission estime qu’il y a lieu de distinguer selon les différents fichiers qui font l’objet de la demande.

1. S’agissant des fichiers visés aux points 3) et 4)

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le recteur de l’académie de Paris a informé la commission de ce que ces fichiers n’existaient pas en l’état et que la demande ne pourrait être satisfaite qu’au prix d’un travail de croisement de différents systèmes d’informations sur les ressources humaines, de retraitement et de correction. Seules les données relatives à la masse salariale des établissements scolaires de l’académie pour 2007, obtenues par le biais de ces opérations, que l’académie a réalisé spontanément, sont disponibles.

La commission considère que, eu égard à la charge de travail qu’entraînerait la construction des bases de données sollicitées, la demande tend en réalité à l’obtention de documents administratifs qui n’existent pas. Elle ne peut donc que se déclarer incompétente pour se prononcer sur la demande de communication et, par voie de conséquence, de réutilisation. Elle émet toutefois un avis favorable à la communication et à la réutilisation des informations relatives à la masse salariale pour 2007, notamment dans le cadre de l’étude projetée, et rappelle qu’en vertu de l’article 12 de la loi du 17 juillet 1978, il appartient aux personnes qui souhaitent réutiliser ces données, sauf accord de l’administration, de ne pas les altérer ni d’en dénaturer le sens, et de mentionner leur source et leur date de dernière mise à jour.

2. S’agissant des fichiers visés aux points 1) et 2)

La commission estime que les bases de données qui permettraient la confection de ces fichiers constituent des documents administratifs soumis au droit d’accès prévu par la loi du 17 juillet 1978. Elle constate néanmoins que ces dernières comportent des informations couvertes par le secret de la vie privée, protégé par le II de l’article 6 de cette loi, qui constituent également des données à caractère personnel. Les fichiers ne seraient donc communicables à des tiers que sous réserve de l’occultation du nom des élèves et de l’identifiant national élève (INE).

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le recteur de l’académie de Paris a informé la commission :
- d’une part, de ce que les données nécessaires à la réalisation du fichier visé au point 1) dans la forme souhaitée n’étaient disponibles qu’à partir de 1994 pour le second degré public et depuis 2001 dans le second degré privé sous contrat ;
- d’autre part, de ce que la communication des données individuelles par établissement, sexe et âge supposerait un « lourd travail d’extraction dans les bases statistiques de l’académie », lequel représenterait, pour le fichier visé au point 1, « environ 5 jours de travail / un ETP », voire des recherches de disponibilité pour les données anciennes, s’agissant du fichier visé au point 2) ;
- et, enfin, de ce que l’anonymisation complète des fichiers nécessiterait la création de « tables de passage sécurisées », permettant de créer un identifiant ad hoc à partir de l’INE.

La commission considère que le travail d’extraction dont fait état le recteur de l’académie de Paris, qui s’explique notamment par le volume des données demandées, n’entraînerait pas, par lui-même, des efforts disproportionnées au regard de l’intérêt que présenterait l’étude projetée, soutenue financièrement par l’Etat. Elle observe d’ailleurs que cette opération pourrait être échelonnée dans le temps pour rester compatible avec le bon fonctionnement des services. Elle considère en outre que la simple anonymisation de ces données, par suppression du nom des élèves et de l’INE, serait compatible avec les moyens du service.

Toutefois, la demande de Mademoiselle F. et Monsieur G. tend à l’obtention de fichiers permettant d’identifier les élèves de manière non nominative. Or, ainsi que l’indique le recteur de l’académie de Paris, la confection de tels fichiers dépasserait les moyens techniques de l’administration saisie et entraînerait ainsi des efforts disproportionnés.

La commission en déduit que, aussi longtemps qu’elle ne disposera pas d’un procédé simple, telles que les « tables de passage » évoquées par le recteur, pour associer à chaque élève un identifiant ad hoc, l’administration ne sera pas tenue d’élaborer et de communiquer de tels documents à la demande d’une personne. En l’état, elle ne peut donc que se déclarer incompétente pour se prononcer sur la présente demande, qui porte sur des documents qui n’existent pas en l’état. La communication de ces fichiers n’étant pas un droit en vertu du chapitre Ier du Titre Ier de la loi du 17 juillet 1978 ou d’une autre disposition législative, ces derniers ne constituent pas des informations publiques au sens de l’article 10 de cette loi. Elle se déclare donc incompétente pour se prononcer sur leur réutilisation.

Consciente des conséquences qu’entraînerait l’indisponibilité des données demandées sur la poursuite de l’étude envisagée, la commission, qui constate que les bases de données « élèves » renferment un potentiel important, en particulier pour les recherches scientifiques, invite les demandeurs à saisir le ministre de l’Education nationale d’une demande tendant à la mise en place d’outils permettant de substituer à l’INE un identifiant ad hoc, le cas échéant en participant à son financement ou en sollicitant le concours financier de partenaires. La création de tels outils leur ouvrirait immédiatement un droit de communication et un droit de réutilisation dans les conditions du chapitre II de la loi du 17 juillet 1978.