maire de Saint-Jean-de-Couz

avis 20084726 - Séance du 23/12/2008

Madame S., pour le compte de l’association Saint-Jean d’Avenir, a saisi la commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 1er décembre 2008, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Jean-de-Couz à sa demande de copie sans frais des registres de comptabilité M14 et M49 pour les années 2007 et 2008, à lui adresser par courriel ou sur la clé USB qu’elle a fournie.

La commission constate en premier lieu que le désaccord qui lui est soumis ne porte pas sur le caractère communicable des registres de comptabilité M14 et M49 des années 2007 et 2007, mais sur les modalités de communication de ces documents.

La commission rappelle qu’aux termes de l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l’accès aux documents administratifs s’exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration, par consultation gratuite sur place, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur ou par courrier électronique et sans frais. L’article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005 précise que, " à l’occasion de la délivrance du document, des frais correspondants au coût de reproduction et, le cas échéant, d’envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur " et que le demandeur doit être avisé du montant des frais correspondants, dont le paiement préalable peut être exigé. Ces frais ne sauraient excéder les tarifs prévus par l’arrêté du 1er octobre 2001, en particulier celui de 0,18 euro par page de format A4 en impression noir et blanc.

En l’espèce, la demanderesse a initialement sollicité l’envoi d’une copie des documents sur support papier ou électronique. Ayant été informée du tarif de 0,30 euro par page de format A4 pratiqué par la commune, elle a rectifié sa demande afin d’obtenir copie des documents gratuitement par courriel ou sur la clé USB qu’elle détient.

La commission constate tout d’abord que le maire de Saint-Jean-de-Couz ne conteste nullement que les documents en cause sont disponibles sur support informatique, dans un format susceptible d’être utilisé par la demanderesse, et qu’ils peuvent être communiqués, sans frais, par courriel ou, le cas échéant, sur la clé USB fournie par Madame S. La commission émet donc un avis favorable à la communication sous l’une de ces formes.

S’agissant des copies papier déjà réalisées par la commune, il résulte des termes mêmes de l’article 35 du décret du 30 décembre 2005 que le fait générateur de la créance de la commune est la délivrance des documents au demandeur et non leur reproduction. Lorsque l’administration subordonne la communication des documents au paiement préalable des frais de reproduction, elle ne saurait exiger du demandeur, qui doit être préalablement avisé du montant des frais de reproduction et d’envoi, qu’il s’en acquitte s’il ne souhaite pas donner suite à la proposition qui lui est faite. Il est donc recommandé à l’administration d’informer le demandeur du montant qu’il devra payer, le cas échéant, et de ne réaliser les copies qu’en cas de paiement de sa part. En l’espèce, la commune ne saurait donc utilement se plaindre de ce qu’elle a déjà procédé à la reproduction des documents sous forme papier, ce d’autant que le montant qu’elle réclame à la demanderesse procède d’un mode de calcul qui méconnaît les dispositions de l’arrêté du 1er octobre 2001 rappelées ci-dessus.