maire de Lille

avis 20090004 - Séance du 15/01/2009

Monsieur T. a saisi la commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 décembre 2008, à la suite du refus opposé par le maire de Lille à sa demande de copie des actes d’état civil suivants :
1) l’acte de mariage de J. D. avec S. J. V., en date du 29 frimaire an XII (21 décembre 1803) ;
2) l’acte de décès de J. D., en date du 7 décembre 1830 ;
qui lui ont été refusés en raison de restrictions, dues à l’abondance du courrier généalogique, à deux demandes par an et deux actes maximum par demande.

La commission note que ces documents administratifs sont communicables de plein droit à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L 213-1 du code du patrimoine, tel qu’issu de la loi d’archives du 15 juillet 2008. Le même article prévoit que l’accès aux archives publiques se fait "dans les conditions définies pour les documents administratifs à l’article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978". Cet article revient à fixer le principe du libre choix par le demandeur des formes dans lesquelles s’effectue la communication.

Ce principe souffre cependant plusieurs tempéraments destinés à concilier le droit d’accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d’archives qui, en général, ne doivent pas être photocopiés. Ainsi, le droit d’accès s’exerce-t-il dans la limite des possibilités techniques de l’administration conservant les documents ainsi que des manipulations et techniques de reproduction reconnues comme acceptables en terme de conservation préventive d’archives relevant du patrimoine public. En effet, si le demandeur ne souhaite pas bénéficier d’une communication gratuite sur place, la reproduction, aux frais du demandeur, doit être envisagée. Si la photocopie doit être écartée afin de préserver un original fragile, la reproduction peut prendre une autre forme, notamment celle d’une photographie, à condition que celle-ci ne soit pas, elle aussi, de nature à fragiliser le document original. Le caractère envisageable de la reproduction photographique ou de tout autre mode de reproduction doit être laissé à l’appréciation des personnels scientifiques et techniques responsables de la conservation des fonds, lesquels sont placés sous le contrôle scientifique et technique de la direction des Archives de France.

En conséquence, la commission donne un avis favorable quant au caractère communicable des documents sollicités.

Elle précise que si l’administration est fondée à édicter les mesures nécessaires à la conciliation du droit d’accès prévu par la loi et du bon fonctionnement du service, elle ne peut légalement qualifier d’abusive toute demande portant sur plus de deux documents par an. Une demande n’est abusive que si, par son objet, le nombre de documents demandés et la fréquence des demandes antérieures, elle peut être regardée comme tendant à la perturbation du service.