directeur du centre hospitalier Guillaume-Régnier de Rennes

avis 20090521 - Séance du 12/02/2009

Monsieur F., pour le syndicat Sud Santé Sociaux, a saisi la commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 21 janvier 2009, à la suite du refus opposé par le directeur du centre hospitalier Guillaume-Régnier de Rennes à sa demande de communication de la liste nominative des agents contractuels de l’établissement.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le directeur du centre hospitalier Guillaume Régnier a fait savoir à la commission que, si un fichier indiquant précisément le nombre d’agents contractuels, ainsi que diverses informations les concernant (date de naissance, grade, nature du poste occupé...), avait été mis à la disposition des organisations syndicales, en revanche, l’ajout de mentions nominatives serait susceptible de faire regarder ce document comme un traitement de données à caractère personnel, au sens de la loi du 6 janvier 1978, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, dont la constitution n’est autorisée que sous les réserves prévues par cette même loi.

La commission rappelle tout d’abord sa position constante selon laquelle une liste telle que celle sollicitée, incluant le nom des personnes concernées, qui peut être obtenue par un traitement automatisé d’usage courant, revêt en principe le caractère d’un document administratif communicable de plein droit à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve toutefois de l’occultation préalable des informations couverte par le secret de leur vie privée, conformément au II et au III de l’article 6 de la même loi, comme, en l’espèce, la date de naissance des intéressés.

Elle relève toutefois, ainsi que le souligne le directeur du centre hospitalier, que la constitution d’une telle liste revêt le caractère d’un traitement de données à caractère personnel, au sens de l’article 2 de la loi du 6 janvier 1978. Or, aux termes de l’article 6 de cette même loi, " Un traitement de données à caractère personnel doit avoir reçu le consentement de la personne concernée ou satisfaire à l’une des conditions suivantes : 1° Le respect d’une obligation légale incombant au responsable du traitement ; / 2° La sauvegarde de la vie de la personne concernée ; /3° L’exécution d’une mission de service public dont est investi le responsable ou le destinataire du traitement ; /4° L’exécution, soit d’un contrat auquel la personne concernée est partie, soit de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ; / 5° La réalisation de l’intérêt légitime poursuivi par le responsable du traitement ou par le destinataire, sous réserve de ne pas méconnaître l’intérêt ou les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée ". En outre, en vertu de l’article 22 de cette même loi, sous réserve de certaines exceptions dont ne relève pas la liste dont la communication est sollicitée, les traitements automatisés de données à caractère personnel doivent faire l’objet d’une déclaration auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

La commission rappelle, il est vrai, qu’il résulte de l’article 37 de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 que ses dispositions ne font pas obstacle à l’application, au bénéfice de tiers, de celles de la loi du 17 juillet 1978. Un tiers peut ainsi accéder à des informations qui, seraient-elles " nominatives " au sens de la loi du 6 janvier 1978, ne sont pas couvertes par l’un des secrets prévus par la loi du 17 juillet 1978, notamment parce qu’elles ne concernent pas la vie privée. Elle constate toutefois que cette réserve n’a pas pour objet de déroger aux dispositions précitées des articles 6 et 22 de la loi " informatique et liberté ".

La commission en conclut, par suite, que si la liste " nominative " sollicitée est communicable au syndicat requérant sur le fondement de la loi du 17 juillet 1978, sous la réserve précédemment mentionnée tenant à la date de naissance des intéressés, cette communication ne peut intervenir que dans le respect des obligations imposées par la loi du 6 janvier 1978 au centre hospitalier.

Sous l’ensemble de ces réserves, la commission émet donc un avis favorable.