ministre des affaires étrangères et européennes (direction générale de l’administration)

avis 20090550 - Séance du 12/02/2009

Monsieur X. a saisi la commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 21 janvier 2009, à la suite du refus opposé par le ministre des affaires étrangères et européennes (direction générale de l’administration) à sa demande de communication des appréciations des collaborateurs et du directeur d’administration centrale compétent, même anonymisés, sur lesquels s’est fondé le coordonnateur de l’évaluation des ambassadeurs pour établir la synthèse de l’évaluation au titre de l’année 2008 concernant le demandeur.

Tel que cela ressort de la réponse apportée par le ministre des affaires étrangères à la demande qui lui a été adressée, le document sollicité s’inscrit dans le cadre d’une nouvelle procédure d’évaluation dite " à 360° ", destiné à apprécier le comportement managérial des cadres du ministère, et en particulier des ambassadeurs. Encore expérimentale mais destinée à être étendue par voie règlementaire, cette procédure se fonde, pour l’essentiel, sur des grilles de questions adressées aux principaux collaborateurs de la personne évaluée par le biais d’une base de données sécurisée en réseau, dont l’anonymat est garanti par l’attribution de codes et mots de passe uniques et personnels. Une synthèse est ensuite établie par un agent évaluateur, qui engage sur cette base un dialogue avec l’agent concerné.

La commission estime tout d’abord que ces questionnaires, établis dans le cadre d’une procédure d’évaluation de certains agents du ministère, revêtent le caractère de documents administratifs soumis au droit d’accès prévu par le titre Ier de la loi du 17 juillet 1978.

La commission comprend ensuite, bien qu’ils n’aient pas vocation à figurer eux-mêmes au dossier de la personne évaluée, que ces questionnaires constituent le fondement de la synthèse réalisée qui, elle, y sera versée, et dont le résultat est susceptible d’avoir une influence sur le déroulement de la carrière de l’intéressé. Elle constate, en outre, après avoir pris connaissance des questions contenues dans ces formulaires, telles qu’elles ressortent de la synthèse de l’évaluation produite par le demandeur, que l’identification du collaborateur ayant procédé à l’évaluation n’est possible que dans certains cas particuliers, tenant notamment, le cas échéant, au caractère très restreint de l’équipe placée sous son autorité. Sous cette dernière réserve, la commission considère donc que la communication, sous une forme anonyme, des réponses apportées par les évaluateurs aux questionnaires qui leur sont adressés n’est pas susceptible de révéler un comportement de leur auteur dont la divulgation pourrait leur porter préjudice au sens du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978.

Elle estime donc, dès lors que la procédure d’évaluation est achevée et qu’ils ont ainsi perdu leur caractère préparatoire, que ces documents sont communicables de plein droit au demandeur en application de ces mêmes dispositions du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978.

La commission émet par suite un avis favorable.

A toutes fins utiles, elle attire néanmoins l’attention du ministre des affaires étrangères et européennes sur l’opportunité de prévoir, dans les textes qui pérenniseront cette procédure d’évaluation, et en cohérence avec la loi du 17 juillet 1978, des dispositions particulières relatives à la communication aux intéressés des différentes documents qui fondent le résultat de leur évaluation.