maire de Lyon

avis 20092058 - Séance du 18/06/2009

Monsieur X M. a saisi la commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 22 mai 2009, à la suite du refus opposé par le maire de Lyon à sa demande de délivrance d’une copie de l’acte de naissance de Monsieur Jean C., né le 12 mars 1907 à Lyon (9è), portant toutes les mentions marginales de mariage, divorce, décès, alors que seule la consultation sur place est proposée au demandeur.

La commission observe tout d’abord qu’un extrait manuscrit de l’acte sollicité a été communiqué à Monsieur M., sans indication, toutefois, de la filiation. Elle rappelle à cet égard que ce document, qui a plus de soixante-quinze ans, est communicable de plein droit, dans son intégralité, à toute personne qui en fait la demande, conformément au e) du 4° du I de l’article L 213-2 du code du patrimoine. La demande de l’intéressé n’a donc pas été entièrement satisfaite.

S’agissant, ensuite, des modalités de communication, la commission rappelle que selon l’article L. 213-1 du même code, l’accès aux archives publiques se fait "dans les conditions définies pour les documents administratifs à l’article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978". Cet article revient à fixer le principe du libre choix par le demandeur des formes dans lesquelles s’effectue la communication.

Ce principe souffre cependant plusieurs tempéraments destinés à concilier le droit d’accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d’archives qui, en général, ne doivent pas être photocopiés. Ainsi, le droit d’accès s’exerce-t-il dans la limite des possibilités techniques de l’administration conservant les documents ainsi que des manipulations et techniques de reproduction reconnues comme acceptables en terme de conservation préventive d’archives relevant du patrimoine public. En effet, si le demandeur ne souhaite pas bénéficier d’une communication gratuite sur place, la reproduction, aux frais du demandeur, doit être envisagée. Si la photocopie doit être écartée afin de préserver un original fragile, la reproduction peut prendre une autre forme, notamment celle d’une photographie, à condition que celle-ci ne soit pas, elle aussi, de nature à fragiliser le document original. Le caractère envisageable de la reproduction photographique ou de tout autre mode de reproduction doit être laissé à l’appréciation des personnels scientifiques et techniques responsables de la conservation des fonds.

En l’espèce, la commission rappelle que la photocopie des registres reliés d’état civil est, par principe, susceptible de nuire à leur bonne conservation. Elle émet donc un avis favorable à la communication de l’intégralité de l’acte d’état civil sollicité, dans les conditions qui viennent d’être rappelées, le cas échéant, au moyen d’une transcription manuelle complète de l’acte.