maire de Metz

avis 20092147 - Séance du 18/06/2009

Madame F. a saisi la commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 mai 2009, à la suite du refus opposé par le maire de Metz à sa demande de copie de l’acte de mariage de M. L. A. A. avec M. E. B., en date du 14 juin 1924.

La commission estime que ce document est communicable de plein droit à toute personne qui en fait la demande, dans son intégralité, s’il est contenu dans un registre de plus de 75 ans conformément au e) du 4° du I de l’article L. 213-2 du code du patrimoine.

Après avoir pris connaissance de la réponse apportée par le maire de Metz à la demande de Madame F., la commission rappelle que selon l’article L. 213-1 du même code, l’accès aux archives publiques se fait "dans les conditions définies pour les documents administratifs à l’article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978". Cet article revient à fixer le principe du libre choix par le demandeur des formes dans lesquelles s’effectue la communication.

Ce principe souffre cependant plusieurs tempéraments destinés à concilier le droit d’accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d’archives qui, en général, ne doivent pas être photocopiés. Ainsi, le droit d’accès s’exerce-t-il dans la limite des possibilités techniques de l’administration conservant les documents ainsi que des manipulations et techniques de reproduction reconnues comme acceptables en terme de conservation préventive d’archives relevant du patrimoine public. En effet, si le demandeur ne souhaite pas bénéficier d’une communication gratuite sur place, la reproduction, aux frais du demandeur, doit être envisagée. Si la photocopie doit être écartée afin de préserver un original fragile, la reproduction peut prendre une autre forme, notamment celle d’une photographie, à condition que celle-ci ne soit pas, elle aussi, de nature à fragiliser le document original. Le caractère envisageable de la reproduction photographique ou de tout autre mode de reproduction doit être laissé à l’appréciation des personnels scientifiques et techniques responsables de la conservation des fonds.

En l’espèce, la commission rappelle que la photocopie des registres reliés d’état civil est, par principe, susceptible de nuire à leur bonne conservation. Elle émet donc un avis favorable à la communication de l’intégralité de l’acte d’état civil sollicité, dans les conditions qui viennent d’être rappelées, le cas échéant au moyen d’une transcription manuelle complète de l’acte.

La tarification doit être conforme à l’article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005.