maire de Théza

avis 20100609 - Séance du 11/02/2010

Le président de l’association d’assistance des citoyens auprès de l’administration (AADECAA) a saisi la commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 janvier 2010, de la décision du maire de Théza de mettre à la charge de l’association des frais de 300 euros pour la délivrance des documents suivants concernant la 2° révision simplifiée du POS :
1) l’arrêté organisant l’enquête publique ;
2) le rapport d’enquête complet (rapport, conclusions et annexes) ;
3) le dossier joint à l’enquête publique ;
4) la décision si elle a été prise.

La commission rappelle, en premier lieu, que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978.

Elle rappelle, en second lieu, qu’en vertu de l’article 4 de la même loi, l’accès aux documents administratifs s’exerce, au choix du demandeur, soit par consultation gratuite sur place, soit par remise ou envoi de copies sur papier, sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou par messagerie électronique. Le choix d’une copie se fait aux frais du demandeur, dont l’administration peut exiger le paiement préalable, sans que ces frais puissent excéder le coût de la reproduction et le cas échéant de l’envoi, dans les conditions prévues par le décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005.

Aux termes de l’article 35 de ce décret : " (.) / Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l’exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l’envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d’amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d’affranchissement selon les modalités d’envoi postal choisies par le demandeur. / (.) ". Les frais autres que le coût de l’envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l’arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L’intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter.

Lorsque l’administration ne dispose pas du matériel nécessaire à la reproduction des documents et qu’elle recourt alors à un prestataire de service extérieur, il lui appartient d’adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu’il y donne suite, s’il y a lieu.

En l’espèce, compte tenu du fait que la commune ne dispose pas du matériel de reprographie nécessaire, la commission estime que, sous réserve que le dossier ne soit pas disponible en version électronique, le montant porté à la connaissance à l’AADECAA ne peut être discuté. Elle prend note toutefois de ce que le maire de Théza a sollicité un autre prestataire en vue d’obtenir de meilleures conditions tarifaires.