ministre des affaires étrangères et européennes (direction générale de l’administration et de la modernisation)

avis 20104192 - Séance du 4/11/2010

Monsieur D. a saisi la commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 5 octobre 2010, à la suite du refus opposé par le ministre des affaires étrangères et européennes (direction générale de l’administration et de la modernisation) à sa demande de communication des fiches d’évaluation le concernant, remplies par ses collaborateurs et par le ou les directeur(s) d’administration centrale concerné(s), ainsi que le cas échéant tout autre document ayant fondé son évaluation à 360° pour 2010 au titre de ses fonctions d’ambassadeur, représentant permanent de la France auprès du conseil de l’Europe.

La commission relève que les fiches d’évaluation sollicitées s’inscrivent dans le cadre de la procédure d’évaluation dite " à 360° ", destinée à apprécier le comportement managérial des cadres du ministère, et en particulier des ambassadeurs. Cette procédure se fonde, pour l’essentiel, sur des grilles de questions adressées aux principaux collaborateurs de la personne évaluée par le biais d’une base de données sécurisée en réseau, dont l’anonymat est garanti par l’attribution de codes et mots de passe uniques et personnels. Si ces questionnaires n’ont pas vocation à figurer eux-mêmes au dossier de la personne évaluée, ils constituent le fondement de la synthèse réalisée par un agent évaluateur qui, elle, y sera versée, et dont le résultat est susceptible d’avoir une influence sur le déroulement de la carrière de l’intéressé. La commission note également que le système informatique compile automatiquement les réponses envoyées séparément et anonymement par les agents, dans un même document qui se substitue à celles-ci et qui constitue le seul document existant.

La commission rappelle qu’elle a estimé dans son avis n° 20090550 du 12 février 2009 que ces questionnaires revêtent le caractère de documents administratifs soumis au droit d’accès prévu par le titre Ier de la loi du 17 juillet 1978. Dès lors que la procédure d’évaluation est achevée et qu’ils ont ainsi perdu leur caractère préparatoire, ces documents anonymisés sont communicables à la personne évaluée en application du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve que cette communication ne soit pas susceptible de révéler un comportement de leur auteur dont la divulgation pourrait leur porter préjudice, ce qui peut être le cas lorsque l’équipe placée sous l’autorité de la personne évaluée présente un caractère très restreint.
En l’espèce et après avoir pris connaissance du document sollicité, la commission considère que l’identification des collaborateurs ayant participé à l’évaluation et rédigé les commentaires n’est pas possible, compte tenu de l’occultation de leur nom et du nombre de personnes placées sous l’autorité de M. D., qui s’élevait à neuf. Elle estime donc que sa communication n’est pas, dans ces conditions, de nature à révéler un comportement de leur auteur dont la divulgation leur serait préjudiciable et émet, en conséquence, un avis favorable.