Préfecture du Val-d’Oise

avis 20131753 - Séance du 14/05/2013

Maître X a saisi la commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 25 mars 2013, à la suite du refus opposé par le préfet du Val-d’Oise à sa demande de copie de l’intégralité du dossier d’enquête publique annexé à l’arrêté préfectoral du 25 juillet 2008 déclarant d’utilité publique le projet d’acquisition et d’aménagement de terrains nécessaires à la requalification du parc technologique de Montmagny ainsi que le dossier d’enquête publique annexé à l’arrêté de cessibilité n° 11197 du 28 décembre 2012.

Après avoir pris connaissance de la réponse du préfet du Val-d’Oise à la demande qui lui a été adressée, la commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services.

La commission rappelle par ailleurs qu’en vertu de l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l’accès aux documents administratifs s’exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document.

La commission en déduit que si la demande porte sur une copie de documents volumineux que l’administration n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, celle-ci peut inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Si le demandeur maintient son souhait de recevoir copie des documents, et que la reproduction des documents n’excède pas les possibilités techniques et les moyens de l’administration, celle-ci est fondée à en échelonner l’envoi dans le temps. Elle doit alors en aviser l’intéressé et, dans la mesure du possible, convenir avec lui d’un échéancier de communication. A cet égard, l’administration, qui doit statuer sur la demande de communication dans le délai d’un mois après sa saisine, au-delà duquel son silence vaut décision de refus en application de l’article 17 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, doit aussi, lorsque le document est communicable, s’efforcer de procéder à sa communication dans ce même délai, sauf si le volume des documents demandés y fait manifestement obstacle.

La commission relève, en l’espèce, que si la demande présentée par Maître X porte sur un nombre et un volume importants de documents, leur reproduction ne paraît pas excéder les moyens dont dispose le préfet du Val d’Oise, qui est seulement fondé à en échelonner l’envoi dans le temps, dans une mesure compatible avec le bon fonctionnement de ses services.

La commission émet donc un avis favorable à l’envoi à Maître X des copies sollicitées, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance du demandeur.