Conseil départemental de la Charente

avis 20150557 - Séance du 23/04/2015

Madame X a saisi la commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 06 février 2015, à la suite du refus opposé par le président du conseil départemental de la Charente à sa demande de communication par voie électronique de l’acte de mariage du 12 décembre 1849 de X et X à Saint-André de Cognac, sachant que les services du conseil départemental refusent l’envoi de ces documents à titre gratuit et souhaitent lui faire payer un abonnement de deux fois 24 heures.

La commission, qui a pris connaissance de la réponse de l’administration, rappelle que les actes de naissance et de mariage sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en vertu du e) du 4° de l’article L213-3 du code du patrimoine, à l’expiration d’un délai de soixante-quinze ans à compter du 31 décembre de l’année au cours de laquelle ils ont été établis. Elle constate donc que l’acte de mariage sollicité est communicable à toute personne qui en fait la demande.

La commission observe ensuite que le désaccord ne porte pas sur le caractère communicable du document mais sur les modalités de cette communication. Elle rappelle à cet égard que les modalités d’accès aux archives publiques sont fixées à l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978, auquel renvoie l’article L213-1 du code du patrimoine. En application de ces dispositions, l’accès aux archives publiques s’exerce donc, au choix du demandeur, dans la limite des possibilités techniques de l’administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder les coûts déterminés conformément à l’article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005 et à l’arrêté du Premier ministre et de la secrétaire d’État au budget du 1er octobre 2001. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l’exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l’envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d’amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d’affranchissement.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président du conseil départemental de la Charente a informé la commission que la demande n’était pas formulée en des termes suffisamment précis pour lui permettre d’identifier le document en cause et qu’il avait invité Madame X à souscrire un abonnement permettant l’accès sur internet à l’ensemble des ressources numérisées des archives départementales, moyennant la somme de 2 euros pour deux fois vingt-quatre heures d’accès.

La commission estime, tout d’abord, que le libellé de la demande est suffisamment précis pour permettre à l’administration d’identifier le document recherché.

La commission souligne ensuite, ainsi qu’elle l’a fait dans son précédent conseil n° 20065259 du 8 février 2007, que si la loi du 17 juillet 1978, à l’instar d’autres textes, invite à assurer une diffusion publique aussi large que possible des documents administratifs et des informations publiques et si le gouvernement préconise d’en assurer la gratuité lorsqu’il s’agit de « données essentielles », aucun texte n’interdit par principe de subordonner au paiement d’une somme l’accès à un site internet comportant la reproduction de documents d’archives dans la mesure où cet accès ne met, en aucun cas, fin à la possibilité qui doit demeurer de consulter sur place selon son état de conservation une copie ou l’original du document. La somme qui peut être perçue pour l’accès à un tel site s’assimile alors à une redevance pour service rendu qui, selon la jurisprudence du Conseil d’État, doit être raisonnable et proportionnelle au service rendu. Dans la mesure où le service consiste à permettre une consultation à distance, sans déplacement, de documents d’archives, dont le coût réside dans l’investissement de départ consistant à assurer la mise en ligne, mais aussi dans sa maintenance et son développement, la commission a été amenée à rappeler que la redevance doit être déterminée sur la base d’un « coût marginal de long terme », qui inclut les perspectives d’évolution du service et des équipements correspondants.

La commission considère également, conformément à la jurisprudence du Conseil d’État, que font l’objet d’une diffusion publique et ne sont dès lors pas soumises aux conditions d’accès fixées par le chapitre Ier de cette loi, les données qui font l’objet d’une publication officielle telle qu’une parution au journal officiel ou une mise en ligne sur un site internet dans des conditions d’accessibilité aisée.

La commission estime en l’espèce que bien que l’accès aux données en cause soit subordonné au paiement préalable d’une redevance dont le tarif est modulé en fonction de la durée d’utilisation, dès lors qu’il ne ressort pas des éléments portés à sa connaissance que le tarif fixé excéderait le coût marginal de long terme du service ainsi facturé, le document sollicité doit être regardé comme ayant fait l’objet d’une diffusion publique qui, en application du quatrième alinéa de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, rend inapplicable la procédure d’accès garantie par le chapitre 1er de cette loi.

La commission déclare donc la demande d’avis irrecevable.