Mairie de Villeneuve-Saint-Georges

avis 20161394 - Séance du 12/05/2016

Monsieur X a saisi la commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 31 mars 2016, à la suite de la communication par le maire de Villeneuve-Saint-Georges, en réponse à sa demande, d’une copie, sur CD-ROM, de l’enregistrement de la séance du conseil municipal du 29 septembre 2015 accompagné d’une facture de 22 euros.

La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur les droits d’information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers, tel l’article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d’être informé des affaires de la commune qui font l’objet d’une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d’accès prévu par le livre III du Titre Ier du code des relations entre le public et l’administration, indépendamment des fonctions qu’elle exerce ou des mandats qu’elle détient.

La commission précise également, après avoir relevé que le litige entre le demandeur et la commune de Villeneuve-Saint-Georges ne porte pas sur la communicabilité du document, mais sur les modalités de communication, qu’elle est compétente pour se prononcer sur une demande de paiement intervenant à l’occasion d’une demande de communication d’un document et qu’elle considère que les tarifs pratiqués, lorsqu’ils ne répondent pas à la réglementation applicable, doivent être assimilés à des refus de communication.

La commission rappelle qu’en vertu de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l’accès aux documents administratifs s’exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. En vertu de l’article R311-11 du même code, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d’envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l’exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l’envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d’amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d’affranchissement selon les modalités d’envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l’envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l’arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L’intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.

La commission précise que lorsque l’administration est tenue d’externaliser la prestation en raison de ses propres contraintes techniques, elle considère que le barème fixé par l’arrêté précité ne s’applique pas. L’administration est alors fondée à facturer le prix exact de la reproduction, par le prestataire, des documents en cause. Un devis, permettant au demandeur de connaître le détail de la prestation, doit cependant lui être préalablement soumis pour qu’il décide d’y donner suite, s’il y a lieu. L’absence de devis préalable ou d’indications suffisantes de ce devis justifiant le montant réclamé pour réaliser les copies, ou encore la présentation d’un devis dont le montant serait manifestement excessif, sont assimilables à un refus de communication de la part de l’administration qui a été saisie.

La commission souligne également que lorsque les supports ne sont pas prévus par l’arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001 comme en l’espèce, et qu’elle assure elle-même la prestation, il appartient à l’administration de fixer le tarif, dans le respect des dispositions de l’article R311-1 du code des relations entre le public et l’administration. Elle doit donc définir le prix en tenant compte du coût du support fourni au demandeur, du coût d’amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document. La commission apprécie alors également si le prix ne paraît pas excessif.

En l’espèce, ni le dossier ni les informations que la commission a tenté d’obtenir auprès de la mairie de Villeneuve-Saint-Georges, ne permettent de déterminer si la prestation de fixation des enregistrements sollicités a été ou non externalisée.

La commission relève toutefois que la commune applique un tarif et non pas un prix qui lui aurait été facturé par le prestataire. En outre, il apparaît que le tarif de 22 euros est, au regard des tarifs pratiqués notamment par les services des archives départementales et les archives nationales de 4 à 8 euros pour une transcription sur DVD, manifestement excessif.

La commission considère en conséquence que le refus de communication est établi et émet un avis favorable à la demande de communication selon un tarif établi dans le respect des principes qui viennent d’être rappelés.