directeur de l’hôpital Raymond-Poincaré de Garches

conseil 20065146 - Séance du 23/11/2006

La commission d’accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 23 novembre 2006 votre demande de conseil relative :

1) au caractère communicable, aux patients et aux tiers, des dossiers dits " sociaux ", constitués par les assistantes sociales (rapports et courriers établis ou reçus par ces agents, etc.) ;
2) aux règles et modalités d’archivage de ces dossiers ;
3) à la question de savoir si un dossier " social " doit être inclus au " dossier patient ".

En premier lieu, la commission rappelle que les modalités d’accès d’une personne aux " informations relatives à la santé " qui la concernent sont précisées par l’article L.1111-7 du code de la santé publique et par les articles R. 1111-1 et suivants du même code, pris pour son application. Par ailleurs l’article L. 1110-4 du même code définit les conditions d’accès des ayants droit aux informations relatives à la santé d’une personne décédée.

Constituent des " informations relatives à la santé ", selon l’article L.1111-7, les informations qui, d’une part, sont " détenues par des professionnels et établissements de santé ", d’autre part, sont " formalisées ", enfin, ont " contribué à l’élaboration et au suivi du diagnostic et du traitement ou d’une action de prévention, ou ont fait l’objet d’échanges écrits entre professionnels de santé, notamment des résultats d’examen, comptes rendus de consultation, d’intervention, d’exploration ou d’hospitalisation, des protocoles et prescriptions thérapeutiques mis en oeuvre, feuilles de surveillance, correspondances entre professionnels de santé, à l’exception des informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers ". S’ajoutent à ce premier ensemble tous les documents nominatifs établis par un médecin ou par une équipe dirigée par un médecin et contenant des informations de nature médicale, dès lors qu’ils sont détenus par un organisme chargé d’une mission de service public, même non médicale - par exemple les caisses d’assurance maladie. Ne sont pas considérés, en revanche, comme des documents médicaux, les documents qui ont été établis par une autorité administrative et non par un médecin, tels que le rapport d’un psychologue ou d’un travailleur social, sauf s’ils font partie intégrante d’un dossier médical.

La commission en déduit qu’en principe, les dossiers dits " sociaux " ne peuvent être regardés comme contenant des " informations relatives à la santé " au sens du code de la santé publique. Ils n’obéissent donc pas aux modalités particulières de communication prévues par les dispositions citées de ce code. En revanche, ils doivent être regardés comme des documents administratifs, dont le régime de communication est soumis aux dispositions de la loi du 17 juillet 1978. Le détail de ce régime est exposé sur le site Internet www.cada.fr. La commission tient toutefois à attirer dès à présent votre attention sur le fait que le contenu de ces dossiers est a priori couvert par le secret de la vie privée, protégé par le II de l’article 6 de la loi. Dès lors, ils ne sont communicables qu’à la personne concernée, à l’exclusion des tiers.

En deuxième lieu, s’agissant de l’intégration du " dossier social " au " dossier patient ", la commission n’est pas compétente pour se prononcer. Elle observe cependant que ces deux dossiers ont des objets clairement distincts.

En troisième et dernier lieu, s’agissant des modalités de conservation et d’archivage de documents administratifs, la commission n’est pas non plus compétente pour se prononcer. C’est la mission des archives nationales au sein du ministère de la santé qui constitue la structure susceptible de vous fournir en la matière les informations pertinentes. La commission rappelle toutefois que l’organisation de l’archivage doit permettre à l’administration de répondre, dans les délais légaux, aux demandes de communication des usagers.