directeur du centre hospitalier régional et universitaire de Tours

conseil 20072196 - Séance du 7/06/2007

La commission d’accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 7 juin 2007 votre demande de conseil que lui ont transmise les services de la CNIL et relative :

1) au caractère communicable aux organisations syndicales, d’un fichier de données individuelles nominatives relatif aux agents de l’établissement, comprenant :
- l’identité des agents (matricule, titre, nom, prénom),
- la date de naissance,
- la carrière (le statut, le grade, l’échelon, avec date d’effet du grade, date d’effet de l’échelon et ancienneté dans l’échelon),
- les affectations (code et libellé de l’unité fonctionnelle administrative d’affectation) ;

2) aux modalités de transmission de ces informations ;

3) aux obligations s’imposant tant au centre hospitalier qu’aux organisations syndicales qui souhaitent utiliser les informations contenues dans ce fichier.

La commission vous rappelle en premier lieu que la loi du 17 juillet 1978 garantit l’accès à des documents qui existent ou peuvent être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant mais ne permet pas d’exiger l’établissement d’un document qui excéderait ce traitement.

Sous cette réserve, la commission estime que le fichier du personnel d’un centre hospitalier qui fait simplement apparaître les noms et prénoms, grades et échelons, y compris la date d’accès au grade actuel, services, affectations, dénominations des fonctions exercées et statuts de ces agents, constitue un document administratif communicable de plein droit à toute personne qui en fait la demande en application de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978. La commission estime en effet de façon constante que ces différentes informations ne sont pas des données protégées par le secret de la vie privée et des dossiers personnels. Elles sont donc communicables de plein droit aux organisations syndicales. La commission souligne qu’il ne lui appartient pas de prononcer sur un droit d’accès plus étendu que ces organisations pourraient tirer de textes relatifs à l’exercice de leur mission à l’égard desquels sa compétence n’a pas été étendue.

La commission considère en revanche comme des mentions protégées par le secret de la vie privée des agents ou de leurs dossiers personnels leur date de naissance, leur adresse personnelle ainsi que leur adresse électronique professionnelle, leur situation familiale, leur numéro de sécurité sociale, leurs dates de congés, les éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l’appréciation portée sur la façon de servir. Ces informations ne sont pas communicables à des tiers en application du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978.

En application de l’article 4 de la même loi, la transmission d’une telle liste peut se faire par tous moyens appropriés : consultation sur place, remise de copie sur tout support disponible ou transmission par voie électronique.

S’agissant des obligations s’imposant tant au centre hospitalier qu’aux organisations syndicales qui souhaitent utiliser les informations contenues dans ce fichier, la commission considère qu’elles constituent des " informations publiques " au sens de l’article 10 de la loi du 17 juillet 1978. Les informations publiques peuvent en application de cet article, être utilisées par toute personne qui le souhaite à d’autres fins que celles de la mission de service public pour les besoins de laquelle les documents ont été élaborés ou sont détenus, sous réserve du respect des dispositions du chapitre II de cette loi.

A ce titre, l’article 12 subordonne leur réutilisation à la condition que ces informations ne soient pas altérées, que leur sens ne soit pas dénaturé et que leurs sources soient précisées. Lorsqu’elles comportent des données à caractère personnel, comme c’est le cas en l’espèce, la commission appelle votre attention sur le fait que l’article 13 de la loi du 17 juillet 1978 subordonne leur réutilisation au respect de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.