maire de Saint-Romain Saint-Clément

conseil 20072687 - Séance du 5/07/2007

La commission d’accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 5 juillet 2007 votre demande de conseil relative au caractère communicable d’actes d’état civil de plus de 100 ans et aux obligations de communication lorsque les demandes sont approximatives ou portent sur de nombreux actes (plus de 10).

D’une manière générale, la commission rappelle que les archives sont conservées selon les termes de l’article L.211-2 du code du patrimoine, " tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche ". Aussi les archives sont-elles destinées à être communiquées aux personnes qui désirent les utiliser aux fins énumérées à cet article.

Dans le cas des archives publiques, dont font partie les archives des communes, le droit d’accès est fixé par les dispositions des articles L.213-1 à L.213.3 du code du patrimoine. Celles-ci prévoient, d’une part, que les documents librement communicables avant leur versement aux archives le restent, une fois ce versement intervenu ; d’autre part, que les documents susceptibles de mettre en cause des secrets deviennent librement communicables à l’expiration d’un délai qui s’échelonne entre 30 et 150 ans selon le secret protégé. Les services publics sont tenus de garantir à tout usager l’accès aux archives librement communicables en application de ces dispositions.

L’article L. 212-11 du même code oblige les communes de moins de 2000 habitants à déposer aux archives départementales les " les documents de l’état civil ayant plus de 150 ans de date, les plans et registres cadastraux ayant cessé d’être en service depuis au moins 30 ans et les autres documents d’archives ayant plus de 100 ans de date " alors que l’article L.212-12 fait de ce dépôt une simple faculté et non une obligation dans le cas des communes de plus de 2000 habitants.

Si votre commune se trouve dans l’impossibilité matérielle de remplir son devoir de communication au public, il vous appartient de vous rapprocher des archives départementales afin d’organiser le dépôt de vos archives. Si un tel dépôt intervenait, la commune resterait propriétaire de ses archives, en application du premier alinéa de l’article L. 212-14 du code du patrimoine.

En l’espèce, la commission rappelle que les documents d’état civil ne sont pas des documents administratifs et que leur régime de communication est déterminé à la fois par le décret n° 62-921 du 3 août 1962 et par le livre II du code du patrimoine. Concernant les actes de plus de 100 ans, le c) de l’article L. 213-2 prévoit que les registres de l’état civil de plus de 100 ans sont communicables à toute personne qui en fait la demande.

Le fait qu’une demande porte sur plusieurs actes n’est pas de nature à faire obstacle à sa satisfaction ni à la rendre irrecevable. La communication peut éventuellement être étalée dans le temps afin de ne pas nuire au bon fonctionnement des services.

Lorsque la demande est trop imprécise ou que les indications données ne permettent pas de trouver la personne recherchée, il vous appartient de l’indiquer au demandeur.

Enfin, contrairement à la loi du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public et diverses dispositions d’ordre administratif, social et fiscal, aucune disposition du code du patrimoine, ni de ses décrets d’application, n’institue un droit à recevoir photocopie d’archives publiques (CE, Bertin, 1er février 1993). La commission considère cependant que, nonobstant cette absence d’obligation légale, en présence d’un document librement communicable et lorsque sa reproduction ne risque pas de porter atteinte à sa conservation, un refus de délivrance de copie ne devrait pas être opposé.