maire de Civaux

conseil 20083175 - Séance du 11/09/2008

La commission d’accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 11 septembre 2008 votre demande de conseil relative :

- au caractère communicable des documents suivants à l’association des Amis du Pays de Civaux, qui envisage l’écriture et la commercialisation d’un livre sur la mémoire de la commune de 1900 à 2000 :
1) le cadastre napoléonien ;
2) les matrices cadastrales ;
3) les registres d’état civil de plus de cent ans ;
4) les registres des délibérations ;
5) les registres des arrêtés du maire ;
6) les registres des restrictions intervenues lors des deux guerres mondiales ;
7) les tickets de pain et d’alimentation ;
8) les cartes de famille nombreuse ;
9) les registres de permis de chasser ; 10) la liste des exploitants ;
11) les déclarations de récolte de vin ;
12) les demandes d’exploitation de carrière, ainsi que les arrêtés préfectoraux s’y rapportant ;
13) les déclarations de toutes sortes ;
14) les documents relatifs aux élections municipales ;
15) les documents relatifs à l’embauche du personnel ;
16) les documents relatifs au recensement de la population.

- aux modalités pratiques de mise à disposition de ces documents.

1. La communication des archives publiques se fait, sauf cas particulier, conformément aux dispositions de la loi 2008-696 du 15 juillet 2008 qui a modifié les articles L.213-1 à L.213-3 du code du patrimoine.

Le cadastre napoléonien et les matrices cadastrales, les registres de délibérations municipales et les registres d’arrêtés du maire, les registres de restrictions et tickets de pain, les registres de décès sont communicables.

Les autres registres d’état civil, naissance et mariage, sont communicables 75 ans après leur clôture (L.213-2 4°e du code du patrimoine). Les documents relatifs au recensement de population, dans la mesure où il s’agit de données collectées au moyen de questionnaires ayant trait aux faits et comportements d’ordre privé, le sont également 75 ans après leur date (L.213-2 4°a).

Les documents relatifs aux élections, lorsqu’ils sont susceptibles de porter atteinte à la vie privée, comme les listes d’émargement, ne sont communicables que 50 ans après leur date (L.213-2 3°).

Les documents relatifs au personnel, lorsqu’ils portent un jugement de valeur ou une appréciation sur la personne physique, ou faisant apparaître le comportement de la personne dans des conditions susceptibles de lui porter préjudice, ne sont communicables que 50 ans après leur date (L.213-2 3°). C’est le cas aussi des registres des permis de chasser mentionnant pour chaque chasseur le nom, l’adresse personnelle, le numéro du permis, sa date de délivrance et la désignation de l’organisme d’assurance couvrant le titulaire, lesquels comportent des informations couvertes par le secret de la vie privée des personnes qui y figurent, et ne sont donc communicables que 50 ans après leur date (L.213-2 3°). Il en est de même pour les éléments figurant sur les dossiers de cartes de famille nombreuse.

Enfin, les déclarations de récolte de vin, dans la mesure où leur communication peut porter atteinte au secret industriel et commercial, ne seraient communicables à des tiers qu’après un délai de 20 ans (L.213-2 1° a).

2. En ce qui concerne les modalités pratiques de mise à disposition de ces documents, la commission se déclare incompétente et recommande à la commune de Civaux de se mettre en relation avec la directrice des archives départementales de la Vienne qui exerce, au nom de l’Etat, le contrôle scientifique et technique sur l’ensemble des archives publiques produites par les collectivités territoriales du département.