directeur du centre hospitalier interdépartemental de Clermont

conseil 20083191 - Séance du 11/09/2008

La commission d’accès aux documents administratifs a examiné, dans sa séance du 11 septembre 2008, votre demande de conseil relative au caractère communicable au secrétaire du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) des " fiches de signalement" établies par votre établissement dans le cadre de sa mission de prévention et de gestion des risques.

Après avoir pris connaissance de l’échantillon de fiches que vous lui avez adressé, la commission relève que ces documents, utilisés par les personnels de l’établissement, ont été élaborés dans le cadre d’une " démarche qualité " engagée en 2005. Les fiches, dont vous évaluez le nombre à environ 1 200 par an, se présentent sous la forme d’un questionnaire composé, d’une part, de cases préderminées à cocher et, d’autre part, de rubriques à renseigner de manière manuscrite. Elles permettent le recensement de l’ensemble des " événements indésirables " ou des " incidents liés aux vigilances " qui peuvent survenir dans l’établissement et qui concernent tant la prise en charge médicale ou matérielle des patients que le fonctionnement général des services. Elles font également apparaître le nom des personnes déclarantes, celui des responsables des unités et des services amenés à proposer des actions préventives ou correctives et, le cas échéant, celui des personnes victimes.

La commission considère que ces fiches sont des documents administratifs soumis au droit d’accès garanti par la loi du 17 juillet 1978 et communicables dans les conditions et selon les modalités prévues par ce texte. La commission rappelle, en particulier, qu’aux termes du II de l’article 6 de la loi de 1978 : " Ne sont communicables qu’à l’intéressé les documents administratifs : / - dont la communication porterait atteinte au secret de la vie privée et des dossiers personnels, au secret médical et au secret en matière commerciale et industrielle ; / - portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ; / - faisant apparaître le comportement d’une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice ".

Il résulte de l’ensemble de ces dispositions que si les fiches qui traitent d’incidents impersonnels (par exemple une panne ou le dysfonctionnement du matériel) sont communicables de plein droit à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article 2 de la loi de 1978, les fiches comportant des informations médicales ou relatives à la vie privée des patients ou des personnels doivent faire l’objet de précautions particulières, en raison des dispositions du II et du III de l’article 6 de la même loi.

Ainsi, s’il est possible d’occulter ou de disjoindre les mentions comportant de telles informations, sans faire perdre tout sens au document, et si la personne concernée par ces informations n’est pas facilement reconnaissable, la communication est alors possible à toute personne qui en formule la demande. En revanche, si vous estimez que ces conditions ne sont pas remplies, vous êtes alors fondée à refuser la communication.

A toutes fins utiles, la commission estime en ce qui concerne les fiches dont le contenu se trouve soumis aux dispositions du II de l’article 6, que la première page qui porte simplement sur le choix d’items prédéterminés peut être communiquée à toute personne qui en fait la demande, après occultation des noms du déclarant et de la personne concernée ainsi que de leur localisation (lieu exact et service).

Par ailleurs, les fiches faisant apparaître le comportement de patients ou de membres du personnel, nommément désignés ou aisément identifiables, ne sont intégralement communicables qu’à la personne déclarante ou aux responsables des unités et services ayant renseigné les rubriques relatives aux actions préventives ou correctives.

La commission émet, en conséquence et sous les différentse réserves indiquées, un avis favorable.