préfet de police

conseil 20091701 - Séance du 14/05/2009

La commission d’accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 14 mai 2009 votre demande de conseil relative à la possibilité pour un associé de cabinet d’avocats ou un stagiaire de ce dernier de consulter des dossiers administratifs nominatifs, sur la base d’une demande émanant de l’avocat lui-même.

La commission rappelle que le II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978 fait obstacle à ce que les tiers puissent accéder à des dossiers personnels qui ne les concernent pas, dès lors que ces dossiers mettent en cause la vie privée de personnes identifiables ou traduisent une appréciation ou un jugement de valeur porté sur eux. Toutefois, la personne au nom de laquelle le dossier est ouvert peut mandater expressément une autre personne pour le consulter ou en prendre copie. En outre, les avocats, qui " peuvent assister et représenter autrui devant les administrations publiques " en vertu de l’article 6 de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971, sont habilités à consulter les dossiers de leurs clients, sans avoir à justifier d’un mandat exprès.

La commission considère que l’associé d’un avocat ayant formulé une demande de communication peut consulter le dossier administratif nominatif du client de ce dernier, dès lors qu’il justifie de sa qualité d’associé. Vous ne pouvez exiger de lui qu’il justifie d’un mandat du client, hormis le cas (exceptionnel) où existerait un doute sérieux sur la réalité de cette représentation (par exemple, si la personne à laquelle se rapporte le dossier vous a clairement indiqué qu’elle n’avait pas recours à un avocat).

La commission estime que le II de l’article 6 de la loi du 1 juillet 1978 fait en revanche obstacle à ce que le stagiaire d’un cabinet d’avocats dispose du même droit d’accès. Si, en vertu de l’article 12-2 de la même loi, " la personne admise à la formation est astreinte au secret professionnel pour tous les faits et actes qu’elle a à connaître au cours de sa formation et des stages qu’elle accomplit auprès des professionnels, des juridictions et des organismes divers " et qu’elle prête serment dès son admission à la formation, l’article 60 du décret n° 91-1197 du 27 novembre 1991 précise que " l’élève s’initie à l’activité professionnelle de l’avocat maître de stage, sans pouvoir se substituer à celui-ci dans aucun acte de sa fonction ". La commission en déduit que, hormis le cas où le stagiaire de cabinet d’avocats justifierait d’un mandat exprès du client, vous n’êtes pas tenus de répondre favorablement aux demandes de consultation émanant d’un stagiaire ni de mettre à la disposition de ce dernier un dossier administratif nominatif sur la base d’une demande de consultation formée par un avocat de plein exercice. Il appartient seulement à ce dernier de solliciter l’envoi d’une copie du dossier à son cabinet, le stagiaire pouvant alors en prendre connaissance et collaborer à la consultation et à la rédaction d’actes en matière juridique, comme le prévoit le 4° du même article 60.