maire d’Arbois

conseil 20092427 - Séance du 16/07/2009

La commission d’accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 16 juillet 2009 votre demande de conseil relative au caractère communicable à des généalogistes, des CD contenant les copies numérisées des registres paroissiaux de la commune antérieurs à 1789. La commission comprend de votre demande que vous l’interrogez également sur le cadre légal applicable à la réutilisation de ces fichiers, ou à leur mise en ligne sur un site internet.

I. En ce qui concerne la communication des CD.

La commission estime, tout d’abord, que les copies numérisées des registres paroissiaux dont vous disposez revêtent le caractère d’archives publiques au sens des dispositions de l’article L. 211-4 du code du patrimoine. Compte tenu de la date de ces registres, les CD contenant leur copie numérisée sont donc communicables de plein droit à toute personne qui en fait la demande, dans les conditions définies pour les documents administratifs à l’article 4 de la loi n°78-753 du 17 juillet 1978, conformément à l’article L. 213-1 du même code. Il en résulte que l’accès s’exerce, au choix du demandeur, par consultation gratuite sur place, par voie électronique ou par remise ou envoi de copies sur papier, disquette ou cédérom, dans la limite des possibilités techniques de l’administration et aux frais du demandeur. Les conditions de facturation de ces copies sont fixées par le décret du 30 décembre 2005, précisé par l’arrêté du 1er octobre 2001 en vertu duquel celles-ci ne peuvent être facturées plus de 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. La communication peut également se faire gratuitement par voie informatique, par la remise au demandeur d’une clé USB ou par l’envoi d’un courrier.

II. En ce qui concerne la réutilisation par des tiers des copies numérisées des registres.

La commission rappelle, tout d’abord, que dès lors que les registres paroissiaux sont librement communicables, leurs copies numérisées constituent des informations publiques au sens de l’article 10 de la loi du 17 juillet 1978. Ils peuvent donc être utilisés par toute personne qui le souhaite à d’autres fins que celles de la mission de service public pour les besoins de laquelle les documents ont été produits ou reçus, y compris commerciales.

S’agissant des modalités de réutilisation la commission rappelle que les services départementaux d’archive ou des collectivités territoriales sont au nombre des services culturels visés par l’article 11 de la loi du 17 juillet 1978 (CADA, conseil n°20082643). Il vous appartient dès lors de définir vos propres règles de réutilisation, dans le respect, d’une part, des dispositions législatives et réglementaires en vigueur, notamment la loi du 6 janvier 1978 en ce qui concerne les données à caractère personnel et le code de la propriété intellectuelle, et, d’autre part, des principes généraux du droit (en particulier, le principe d’égalité devant le service public) et des règles dégagées par le juge, notamment en matière de fixation des redevances de réutilisation. Ces règles, qui peuvent utilement s’inspirer de celles du chapitre II du Titre Ier de la loi du 17 juillet 1978, peuvent faire l‘objet d’un règlement élaboré par l’administration ou figurer dans une licence que les intéressés devront souscrire pour réutiliser les informations publiques qui leur sont transmises. Afin de déterminer si l’élaboration d’un règlement ou d’une licence-type est véritablement nécessaire, et d’en préciser le contenu éventuel, la commission vous suggère néanmoins, au préalable, d’inviter les généalogistes qui vous ont demandé communication des CD à préciser l’utilisation qu’ils souhaitent en faire, et de prendre l’attache des archives départementales du Jura ou de la direction des archives de France.

III. En ce qui concerne la mise en ligne par la commune des copies numérisées des registres.

La commission relève, à titre préalable, qu’une telle modalité de diffusion, qui est possible dès lors qu’elle porte sur des documents librement consultables en application des articles L. 213-1 et suivants du code du patrimoine, présente de nombreux avantages en ce qu’elle permet une consultation à distance pour un grand nombre de personnes et que cette consultation peut être aussi fréquente que nécessaire.

S’agissant de données à caractère personnel, la commission attire votre attention sur le fait que la CNIL a émis des recommandations relatives à leur mise en ligne. Dans une lettre adressée à la direction des archives de France (saisine 03013708), elle a notamment recommandé de limiter cette diffusion à des fichiers image des documents en question, excluant la possibilité d’une mise en ligne du seul contenu nominatif des documents après saisie informatique afin de limiter les possibilités d’indexation et donc de recherche sur les sites web concernés.

La commission souligne également que si la loi du 17 juillet 1978, à l’instar d’autres textes, invite à assurer une diffusion publique aussi large que possible des documents administratifs et des informations publiques et si le gouvernement préconise d’en assurer la gratuité lorsqu’il s’agit de « données essentielles », aucun texte n’interdit par principe de subordonner au paiement d’une somme l’accès à un site internet comportant la reproduction de documents d’archives dans la mesure où cet accès ne met, en aucun cas, fin à la possibilité qui doit demeurer de consulter sur place selon son état de conservation une copie ou l’original du document.

La commission considère que la somme qui pourrait être perçue pour l’accès à ce site s’assimile à une redevance pour service rendu. La jurisprudence du Conseil d’Etat sur de telles redevances précise qu’elles doivent être raisonnables et proportionnelles au service rendu. Dans la mesure où le service consiste, en l’espèce, à permettre une consultation à distance, sans déplacement, de documents d’archives, dont le coût réside dans l’investissement de départ consistant à assurer la mise en ligne, mais aussi dans sa maintenance et son développement, la redevance doit être déterminée sur la base d’un « coût marginal de long terme », qui inclut les perspectives d’évolution du service et des équipements correspondants. Là encore, la commission ne peut que vous inviter à prendre l’attache des archives départementales du Jura ou de la direction des archives de France.