préfet de la Dordogne

conseil 20112577 - Séance du 23/06/2011

La commission d’accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 23 juin 2011 votre demande de conseil relative au caractère communicable d’un dossier de demande d’habilitation pour l’exercice du service des pompes funèbres, composé des documents suivants :
1) une déclaration indiquant la dénomination de la régie, de l’entreprise, de l’association ou de l’établissement, sa forme juridique, son activité, son siège ainsi que l’état civil, le domicile et la qualité du représentant légal et du responsable de l’établissement et, le cas échéant, un extrait du registre du commerce et des sociétés ou du répertoire des métiers, si l’entreprise y est immatriculée, ou lorsque le demandeur sollicite l’application de l’article L. 2223-47, une attestation certifiant qu’il remplit la condition prévue au 1° de cet article ;
2) la liste des activités exploitées par la régie, l’entreprise, l’association ou l’établissement pour lesquelles l’habilitation est sollicitée ;
3) les justifications attestant la régularité de la situation de la régie, de l’entreprise, de l’association ou de l’établissement en ce qui concerne les impositions de toute nature et les cotisations sociales ;
4) les attestations justifiant que le dirigeant et les agents de la régie, de l’entreprise, de l’association ou de l’établissement répondent aux conditions minimales de capacité professionnelle fixées par le 2° de l’article L. 2223-23 ou aux conditions d’exercice professionnel, d’expérience professionnelle, de formation préalable ou de qualifications professionnelles fixées par les articles L. 2223-47 à L. 2223-51 ;
5) l’état à jour du personnel employé par la régie, l’entreprise, l’association ou l’établissement.

La commission rappelle que le service extérieur des pompes funèbres est, selon les dispositions de l’article L. 2223-19 du code général des collectivités territoriales, une mission de service public. Dès lors, les documents qui se rapportent à cette activité, produits ou reçus par l’administration, sont des documents administratifs soumis, par conséquence, aux règles de communicabilité prévues par la loi du 17 juillet 1978.

La commission estime, dès lors, que les documents transmis à la préfecture dans le cadre de la procédure d’habilitation pour l’exercice du service des pompes funèbres prévue à l’article L. 2223-23 du même code sont, en principe, communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article 2 de la loi de 1978. Toutefois, les éléments relevant du secret de la vie privée ne sont communicables qu’aux seules personnes intéressées, c’est-à-dire les pétitionnaires eux-mêmes, et devront être disjoints ou occultés préalablement à la communication à un tiers, en application du II et du III de l’article 6 de la loi.

Ainsi, après avoir pris connaissance des documents que vous nous avez transmis, la commission considère que :
- les certificats médicaux et les copies de carte nationale d’identité ne sont pas communicables aux tiers ;
- la date de naissance, le lieu de naissance, le numéro de sécurité sociale, l’adresse personnelle doivent être occultés sur les déclarations uniques d’embauche, l’extrait K-bis et les copies de permis de conduire avant transmission à un tiers ;
- les mentions relatives à l’expérience professionnelle du pétitionnaire présentes dans le courrier adressé à la préfecture doivent également être occultées.
Les autres documents sont intégralement communicables à tout demandeur.