présidente du centre des monuments nationaux

conseil 20113971 - Séance du 20/10/2011

La commission d’accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 20 octobre 2011 votre demande de conseil relative au caractère communicable du dossier administratif d’un agent décédé aux représentants du personnel mandatés par l’époux de l’agent disparu.

La commission rappelle que le dossier d’un agent n’est en principe communicable qu’au seul intéressé, en application des dispositions du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978, tant que les délais prévus au I de l’article L. 213-2 du code du patrimoine ne sont pas expirés.

En cas de décès de l’intéressé, la commission considère qu’il y a lieu de distinguer selon la nature des informations :

- Les documents comportant des informations à caractère médical sont communicables, en application du dernier alinéa de l’article L. 1110-4 du code de la santé publique, auquel renvoie l’article L. 1111-7 du même code, aux ayants droit qui justifient de leur qualité et dont la demande est motivée par le souci de connaître les causes de la mort, de défendre la mémoire du défunt ou de faire valoir des droits, sauf dans le cas où la personne décédée s’est opposée, de son vivant, à une telle communication.

- Les autres documents sont en principe communicables aux ayants droit justifiant d’un motif légitime, voire aux autres proches justifiant d’un tel motif, qui ont dans cette mesure la qualité d’ "intéressé " au sens des dispositions du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve que la personne concernée ne s’y soit pas opposée de son vivant. Aucune disposition n’énumère ces motifs. Il peut s’agir notamment pour l’ayant droit de défendre des droits patrimoniaux, ou de mieux comprendre son passé, proche ou ancien.

Dans tous les cas, la communication des documents devra nécessairement être précédée de l’occultation des éventuelles mentions relatives à des tiers et couvertes par le secret de la vie privée de ces derniers, ainsi que celles portant une appréciation ou un jugement de valeur sur ces tiers ou encore celles qui révèlent leur comportement dans des conditions susceptibles de leur porter préjudice.

La commission estime, conformément à ce qu’a jugé le Conseil d’Etat par une décision du 26 septembre 2005 (Conseil national de l’ordre des médecins) en ce qui concerne les informations médicales détenues par des professionnels et établissements de santé, que, si le législateur a entendu ne permettre la communication d’éléments du dossier médical d’une personne décédée qu’à ses ayants droit, et pour la poursuite d’objectifs limitativement énoncés, cette circonstance n’exclut pas la possibilité ouverte à ces tiers de recourir, dans les conditions de droit commun, à un mandataire, dès lors que ce dernier peut justifier de son identité et dispose d’un mandat exprès, c’est-à-dire dûment justifié. La commission considère que ce mandat doit expressément mentionner le ou les objectifs poursuivis par le mandant, parmi ceux prévus au dernier alinéa de l’article L.1110-4 du code de la santé publique.

De même, la commission estime qu’aucune disposition n’exclut la possibilité pour les ayants droit ou les proches justifiant d’un motif légitime de recourir, dans les conditions de droit commun, à un mandataire pour accéder aux autres documents du dossier de l’agent décédé. Elle considère que le mandat doit indiquer ce motif.

En l’espèce, les représentants du personnel disposent d’un mandat exprès de l’époux de l’agent décédé, que vous avez communiqué à la commission, et les objectifs poursuivis, qui se déduisent des circonstances de la demande, paraissent pouvoir se rattacher à chacun des trois motifs mentionnés au dernier alinéa de l’article L.1110-4 du code de la santé publique. Le mandat ne comporte pas cependant de mention expresse de l’un ou l’autre, nécessaire pour permettre, le cas échéant, aux professionnels de santé ayant accès aux éventuelles informations à caractère médical relatives à la défunte d’identifier les pièces qui se rattachent à cet objectif, et pour justifier l’intérêt légitime de l’ayant droit à recevoir communication des autres pièces du dossier, ni de mention d’un éventuel autre motif justifiant en tout état de cause l’accès aux documents qui n’ont pas un caractère médical.

Sous réserve, dès lors, que le conjoint de l’agent décédé complète ce mandat en précisant le ou les motifs de sa demande, ses mandataires pourront recevoir communication, le cas échéant, des pièces à caractère médical du dossier, identifiées par le professionnel de santé qui les détient comme répondant aux objectifs poursuivis parmi ceux que mentionne le dernier alinéa de l’article L.1110-4 du code de la santé publique, ainsi qu’à l’ensemble des autres pièces du dossier administratif de l’agent.