Université Pierre et Marie Curie

conseil 20144712 - Séance du 5/02/2015

La commission d’accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 5 février 2015 votre demande de conseil relative au caractère communicable, à un tiers, de l’attestation d’emploi délivrée par l’administration à un agent à l’issue de son contrat de travail.

La commission rappelle que les dispositions du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978 font obstacle à la communication à une personne autre que l’intéressé, c’est-à-dire la personne directement concernée, d’éléments susceptibles de porter atteinte au respect de sa vie privée, et que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens.

La commission admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d’agent public, de l’adresse administrative, des contrats de travail des agents publics et, s’agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés…) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l’appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978.

En application de ces principes, la commission estime que l’attestation d’emploi dont vous lui avez transmis un modèle, et qui correspond au certificat de travail remis par l’employeur au salarié à l’issue de son contrat de travail, constitue un document administratif au sens de l’article 1er de la loi du 17 juillet 1978, communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article 2 de la même loi, sous réserve de l’occultation préalable de la date de naissance de l’agent, de son adresse personnelle et de son numéro INSEE. Les autres informations que comporte ce document (nom de l’agent, lieu d’affectation, qualité et catégorie d’emploi, dates d’emploi) ne doivent pas être occultées.