Institut universitaire de technologie (IUT) Paul Sabatier

conseil 20164251 - Séance du 15/12/2016

La commission d’accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 17 novembre 2016 votre demande de conseil relative au caractère communicable à sa veuve du compte rendu de l’entretien professionnel concernant un agent décédé avant de pouvoir en prendre lui-même connaissance.

La commission rappelle tout d’abord que le droit d’accès aux documents administratifs garanti par l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration ne s’applique, en vertu du premier alinéa de l’article L311-2, qu’à des documents achevés.

Or, en application de l’article 4 du décret n° 2010-888 du 28 juillet 2010 relatif aux conditions générales de l’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires de l’État, le compte rendu de l’entretien professionnel est établi et signé par le supérieur hiérarchique direct du fonctionnaire, avant d’être communiqué au fonctionnaire qui peut le compléter de ses observations, puis visé par l’autorité hiérarchique qui peut formuler ses propres observations, et enfin notifié au fonctionnaire qui le signe pour attester qu’il en a pris connaissance puis le retourne à l’autorité hiérarchique qui le verse à son dossier.

La commission déduit de ces dispositions que si la signature finale du compte rendu par le fonctionnaire a pour seul objet d’attester de sa notification et non de le compléter, ce compte rendu ne peut en revanche, en principe, être regardé comme achevé tant qu’il n’a pas été visé par l’autorité hiérarchique, après que le fonctionnaire a été mis à même d’y porter le cas échéant ses observations.

Cependant, dans les circonstances très particulières où, comme en l’espèce, le compte rendu a déjà été rédigé par le supérieur hiérarchique direct et où seul le décès du fonctionnaire a empêché de donner sa forme complète à ce document, la commission considère qu’il doit être regardé comme achevé dans l’état qu’il a déjà acquis à la date du décès du fonctionnaire.

La commission estime donc que ce document entre dans le champ du droit d’accès défini aux articles L311-1 et L311-2 du code des relations entre le public et l’administration.

La commission rappelle également que le dossier individuel d’un agent, en particulier les éléments relatifs à sa notation ou à son évaluation, n’est en principe communicable qu’à celui-ci, en application des dispositions l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, tant que les délais prévus au I de l’article L213-2 du code du patrimoine ne sont pas expirés.

En cas de décès de l’agent, la commission considère qu’il y a lieu de distinguer selon la nature des informations :

- les documents comportant des informations à caractère médical sont communicables, en application du dernier alinéa de l’article L1110-4 du code de la santé publique, auquel renvoie l’article L1111-7 du même code, aux ayants droit qui justifient de leur qualité, à son concubin ou à son partenaire lié par un pacte civil de solidarité, lorsque leur demande est motivée par le souci de connaître les causes de la mort, de défendre la mémoire du défunt ou de faire valoir des droits, sauf dans le cas où la personne décédée s’est opposée, de son vivant, à une telle communication, et dans la seule mesure utile à l’objectif invoqué ;

- les autres documents ne peuvent être communiqués qu’aux personnes qui peuvent se prévaloir d’une qualité conduisant à les regarder comme directement concernées par le document sollicité (CE 17 avril 2013, ministre de l’immigration c/ M. X, n° 337194, tables du recueil Lebon p. 602). Il peut s’agir notamment pour un ayant droit direct de défendre un droit dont il peut se prévaloir à raison du document dont il demande communication.

Sur ce dernier point, vous n’avez apporté à la commission aucune précision sur le contexte et la finalité de la démarche de l’épouse du défunt. La commission estime que s’il en ressortait que le document sollicité pourrait lui être utile pour faire valoir certains droits, par exemple des droits à indemnisation du fait des circonstances du décès de votre agent, le compte rendu sollicité devrait lui être communiqué en tant que personne directement concernée.