Détermination des frais exigibles

L’article 35 du décret 2005-1755 du 30 décembre 2005 prévoit que l’administration peut exiger le paiement de frais correspondant :

  • Au coût de reproduction, incluant le coût du support et le coût d’amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé, plafonné par l’arrêté du 1er octobre 2001 à :
    • 0,18 € par photocopie de format A4, en impression noir et blanc ;
    • 1,83 € pour une disquette ;
    • 2,75 € pour un cédérom.

Le coût de reproduction des autres supports est fixé en fonction de leur prix exact et conformément aux principes posés par le décret du 30 décembre 2005 (pour les clichés radiologiques : avis n° 20070331 du 25 janvier 2007).

Le coût du personnel mobilisé pour assurer la collecte, la reproduction et l'envoi des documents ne saurait être mis à la charge du demandeur.

  • Et, le cas échéant, au coût d’envoi (coût d’affranchissement déterminé selon les modalités d’envoi postal choisies par le demandeur).

Lorsque l’administration a fait appel à un prestataire extérieur parce que ses possibilités techniques ne lui permettent pas de reproduire un volume important de documents, le devis de ce dernier n’est pas soumis à ces plafonds (avis n° 20061734 du 13 avril 2006).

Les collectivités territoriales n’ont pas à adopter une délibération pour fixer le montant des frais. Si elles choisissent de le faire, le coût facturé au demandeur doit respecter les montants fixés par l’arrêté du 1er octobre 2001 (avis n° 20070331 du 25 janvier 2007). En outre, lorsqu’il leur est impossible d’encaisser directement le règlement des photocopies, faute de régie de recettes, elles peuvent émettre un titre exécutoire.

L’intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé (avis n° 20060472 du 19 janvier 2006). Ce paiement peut intervenir par tout moyen, au choix du demandeur, et l’administration ne peut exiger le paiement sous forme de timbres postaux (avis n° 20090580 du 12 février 2009). L’administration n’a pas à reproduire les documents tant que le demandeur ne s’est pas acquitté des frais dûment calculés : si elle décide d’y procéder mais que le demandeur renonce à sa demande ou opte pour un mode de communication gratuit, les frais ne sauraient être exigés (avis n° 20084726 du 23 décembre 2008).

La Commission s’assure que le prix pratiqué par une autorité administrative respecte bien ces règles. Le demandeur peut donc utilement contester le montant des frais exigés de lui avant communication des documents. En revanche, la Commission se déclare incompétente pour connaître des contestations relatives aux frais mis à la charge du demandeur lorsque la communication est intervenue : il appartient alors au demandeur de déférer au tribunal administratif compétent le titre exécutoire émis par la collectivité publique (avis n° 20091192 du 2 avril 2009). Lorsque l’administration a accepté le principe de la communication et a informé le demandeur que les documents lui seraient transmis après paiement des frais calculés conformément aux règles rappelées ci-dessus, la Commission estime qu’il n’y a pas refus de communication.