Foire aux questions

1) L’enregistrement sonore d’une séance du conseil municipal est-il communicable ?

La Commission considère de manière constante qu’un enregistrement sonore, produit ou reçu dans le cadre d’une mission de service public et tant qu’il est conservé, est un document communicable à toute personne qui en fait la demande, conformément à l’article 1er de la loi du 17 juillet 1978 aux termes duquel constituent des documents administratifs communicables « les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, directives, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions et décisions » et ce « quel que soit le support utilisé pour la saisie, le stockage ou la transmission des informations qui en composent le contenu » (20053313).

Le document doit avoir perdu tout caractère préparatoire, évènement qui intervient au plus tard à l’adoption du procès-verbal définitif du conseil municipal (20113331). De même, la circonstance que le document sonore puisse être modifié ne suffit pas à le faire regarder comme un document inachevé (20090578).

S’agissant enfin des modalités de communication de cet enregistrement, la CADA précise qu’elles s’exercent au choix du demandeur, conformément à l’article 4 de loi précitée, soit par l’écoute sur place des enregistrements, soit, si toutefois cette modalité n’excède pas les possibilités techniques de l’administration, par délivrance d’une copie sur le même support que celui qu’utilise l’administration (20023951).
Plus largement, les enregistrements visuels sont également communicables à toute personne qui en fait la demande (20050872, 20131598). Toutefois, s’agissant des enregistrements audiovisuels d’une réunion publique organisée par une autorité administrative dans le cadre de ses missions de service public, la Commission précise qu’ils sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve de l’occultation ou de la disjonction des éléments dont la communication porterait atteinte à l’un des intérêts protégés par l’article 6 de la loi (20131531), notamment les éléments permettant d’identifier les participants à la réunion autres que les élus et les fonctionnaires ou les prestataires de la commune, dans la mesure où la communication de ces éléments porterait atteinte au respect de leur vie privée.

2) Les tables décennales de l’état civil sont-elles des documents administratifs communicables ?

Le conseil 20103032rendu à la séance du 21 décembre 2010 expose très clairement et très complétement à la fois le régime de communication de ces tables et également les conditions de leur réutilisation.

On peut retenir que les tables décennales de l’état civil, qui se présentent sous la forme de registres indépendants des registres d’état civil, recensent les actes de naissances, mariages et décès en ne mentionnant en principe que le nom des personnes concernées et la date de l’acte. La CADA estime que la nature et le contenu des tables décennales en font des documents administratifs au sens de l’article 1er de loi du 17 juillet 1978 contrairement aux actes d’état civil qui présentent un caractère judiciaire.

Les tables sont donc, dès leur élaboration, librement communicables à toute personne qui les demande. En revanche, si elles sont bien des informations publiques réutilisables, elles comportent des données à caractère personnel qui impliquent un régime de réutilisation particulier, dans le respect des dispositions de l’article 13 de la loi du 17 juillet 1978 et de la loi du 6 janvier 1978, comportant notamment des formalités préalables à accomplir auprès de la CNIL. On peut cependant retenir que, passé un délai de 120 ans, les données à caractère personnel ne font plus obstacle à la libre réutilisation des tables.