Gestion des agents publics

La gestion de leurs agents, quel qu’en soit le statut, fonctionnaires, militaires ou agents contractuels, conduit les autorités soumises à la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 (État, collectivités territoriales, EPCI, CCI, offices HLM, etc.) à produire et détenir une grande variété de documents administratifs.

Au regard des règles fixées par la loi, le régime de communication de ces documents varie essentiellement selon leur contenu, et selon que la demande est faite par l’agent lui-même ou par un tiers. En effet, le contenu de ces documents peut souvent révéler la vie privée des agents (20072196) ou une appréciation ou un jugement de valeur sur les personnes (20025070), protégés par le II de l’article 6 de la loi.

La communication à l’agent intéressé

De même que le statut de la fonction publique prévoit que « tout fonctionnaire a accès à son dossier individuel », il découle de la loi du 17 juillet 1978 qu’un agent peut obtenir la communication de tous les documents produits par l’administration à son sujet.

L’« intéressé » au sens de la loi du 17 juillet 1978 est la personne dont il est question dans le document demandé. Cette définition doit cependant être nuancée ; en effet, une personne qui fait l’objet d’une lettre de dénonciation ou de signalement émanant d’une personne privée est considérée comme un tiers à l’égard de ce document, et non comme l’« intéressé » ; l’« intéressé » dans cette hypothèse est l’auteur de la lettre, ce document révélant un comportement dont la divulgation serait susceptible de lui nuire.

Si un document contient des informations sur plusieurs agents, touchant à leur vie privée ou reflétant une appréciation portée sur eux, il peut être communiqué à chacun d’eux après occultation des mentions relatives à ses collègues, sauf si ces occultations dénaturent complètement le document, faisant perdre tout intérêt à sa communication.

L’administration peut reporter la communication d’un document s’il est inachevé ou préparatoire à une décision (exceptions de l’article 2).

Cependant, s’agissant des pièces de nature médicale (dossier médical, rapports d’expertises…), le caractère préparatoire du document ne saurait être invoqué pour refuser, même temporairement, la communication à l’intéressé. En effet, le droit à l’information médicale de la personne, affirmé par l’article L1111-7 du code de la santé publique, prime sur toute autre considération.

La CADA s’estime incompétente pour intervenir lorsque la demande de communication est faite par l’agent dans le cadre d’une procédure disciplinaire à son encontre qui suspend provisoirement l’application de la loi du 17 juillet 1978 (20065378).

La communication aux tiers

En application de cette loi, l’accès des tiers est possible lorsque les documents ne font état que de la situation statutaire et objective de l’agent (fonctions, adresse administrative, indice …), en dehors de toute considération liée à sa personne ou à sa manière de servir. Dans les faits, cet accès se trouve souvent limité par la nécessité de soustraire à leur curiosité les éléments de vie privée et d’appréciation le concernant.

Cependant, dans certains cas, des textes spécifiques leur ouvrent un accès beaucoup plus étendu.

Ainsi, le régime de communication d’un arrêté ne sera pas le même selon l’administration qui en est l’auteur :

  • si l’arrêté émane d’un service de l’État (ministère, préfecture ou autre), c’est la loi du 17 juillet 1978 qui s’applique ; l’arrêté ne peut donc être communiqué à un tiers qu’après occultation des mentions protégées par le II de l’article 6 de ladite loi ;
  • si, en revanche, l’arrêté émane d’une collectivité territoriale ou d’un établissement public territorial ou de coopération intercommunale, c’est alors l’article correspondant du code général des collectivités territoriales qui s’applique. La CADA a considéré jusqu’à la décision « Commune de Sète » du Conseil d’État (n° 303814 du 10 mars 2010) que les arrêtés étaient intégralement communicables. Or, la décision de mars 2010 l’a conduite à nuancer sa position s’agissant des arrêtés comportant des appréciations d’ordre individuel sur les agents (20101311). Alternativement, la Commission estime que la collectivité peut, si le demandeur le souhaite ou si l’occultation des mentions nominatives ne permettait pas de garantir l’anonymat, maintenir ces mentions mais occulter l’ensemble des appréciations d’ordre individuel (par exemple, le montant des primes variables allouées et le montant total de sa rémunération, qui permet de déduire la première information). Cette formule permet au demandeur d’avoir accès aux informations communicables des arrêtés nominatifs.

Enfin, il convient de rappeler que la CADA n’est pas habilitée à se prononcer sur les droits particuliers des représentants du personnel ou des syndicats, qui relèvent de textes spécifiques, n’entrant pas dans son champ de compétence (20061264, 20060894, 20074556).

Elle n’a pas non plus à connaître des litiges qui peuvent naître entre deux autorités administratives à l’occasion d’un refus de communication de documents relatifs à la gestion d’agents, ces différends devant être réglés par les textes définissant les compétences de ces autorités (20080719).

Les documents contenant des informations sur plusieurs agents

communicable communicable par extrait à chaque personne intéressée
intégralement après occultation
Liste du personnel
20074885 / 20080524
oui
(sauf mentions couvertes par le secret de la vie privée)
Adresses électroniques professionnelles
20054747
non
Rapport d’inspection ou d’audit d’un service
20080070
20061315
20060954
selon le contenu du document
Procès-verbaux d’instances paritaires
CAP
20022835
20070580 /> 20074981
oui
CTP, CHSCT
20074715
oui
Documents relatifs à l’avancement
Liste des proposables
20060536
oui
Liste des proposés
20070140 / 20080347
oui
Tableau d’avancement ou la liste d’aptitude
20044285 / 20034860
oui

Les documents contenant des informations sur un seul agent

communicable communicable au seul intéressé
intégralement après occultation
Documents relatifs aux concours
Copies corrigées
20080836 / 20061286
oui
Relevé des notes obtenues
20074618 / 20074557
oui
Appréciations du jury
20071064 / 20063362
oui
Dossier personnel de l’agent
Dossier
20080615 / 20080189 / 20080674
oui
Contrat
20080972
oui
Fiche de notation
20080599 / 20080993
oui
Bulletin de salaire
20080972
oui
Arrêté (nomination, avancement…)
collectivité territoriale, EPCI…
20101311 / 20071835
oui
(sauf mentions portant une appréciation)
services de État…
20072265
oui
Documents relatifs à la discipline
Dossier disciplinaire
20072733 / 20065378 / 20062964
oui
Procès-verbal ou compte rendu du conseil de discipline
20074893 / 20071753
oui
Documents relatifs à la santé
Dossier médical
20074199
oui
Rapports d’expertise
20044850
oui