Janvier 2014 - Lettre d'information n° 1

La CADA vous adresse ses meilleurs vœux pour l’année 2014.

Un nouveau défi est lancé aux administrations : l’ouverture des informations publiques, largement médiatisée sous le vocable d’Open-Data. Répondre aux demandes croissantes des administrés et des usagers n’est pas si simple, mais relever le défi d’une politique d’ouverture, avec ce qu’elle implique d’évolution de la culture administrative et de modernisation des outils, suppose au préalable d’en bien comprendre les termes et le régime juridique.
La CADA peut apporter un soutien aux administrations pour les éclairer dans cette démarche et le réseau des personnes responsables doit en être le vecteur.
Élargir le réseau aux établissements publics d’État et territoriaux, développer l’information et une offre de formation aux personnes nommées sont des objectifs majeurs pour la CADA.
Il reste que l’augmentation des saisines, de l’ordre de 10 % en 2013, pèse lourdement sur cette ambition, sans être une raison d’y renoncer.
Le président

Avis signalés

20133914
Séance du 5 décembre 2013

Le régime de communication et de réutilisation des données coproduites par des organismes publics et privés, accessibles sur un portail développé par une région

La Commission distingue d’une part, les informations qui sont librement accessibles sur le site de la région et qui, à ce titre, font l’objet d’une diffusion publique au sens de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, diffusion qui implique un droit de réutilisation aux termes du chapitre II de la loi ; d’autre part, les informations déposées par les contributeurs privés, mais sur lesquels ces derniers conservent un contrôle sur l’accès, et qui ne peuvent pas à ce titre être considérées comme détenues par l’autorité publique. La Commission précise dans ce conseil que les contributeurs qui déposent des informations ne bénéficient pas du droit de propriété intellectuelle en faveur des producteurs de bases de données.

20133733
Séance du 24 octobre 2013

L’obligation de confidentialité des membres de la Commission nationale consultative des droits de l’Homme (CNCDH) doit être regardée comme un secret protégé par l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978

La Commission s’est opposée à la transmission des communications écrites produites par la CNCDH dans le cadre de l’instruction d’un avis. En effet, la CADA a admis que la confidentialité prévue par les dispositions réglementaires du décret n° 2007-1137 du 26 juillet 2006 couvre les travaux préparatoires menés par la CNCDH afin que cette dernière exerce sa mission en toute indépendance.

20132924
Séance du 24 octobre 2013

Les pièces des marchés d’entretien des autoroutes passés par une société concessionnaire sont communicables sur le fondement de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, alors même que la passation n’est pas soumise au code des marchés publics

La Commission estime que les actes produits ou reçus par une société concessionnaire pour assurer l’entretien des autoroutes qui lui sont concédées constituent des documents administratifs communicables sur le fondement de la loi du 17 juillet 1978.
L’avis rappelle que les mémoires techniques qui contiennent des mentions relatives aux moyens des entreprises qui les ont rédigés sont couverts par le secret en matière commerciale et industrielle.
Enfin, l’avis apporte un éclairage sur le caractère répétitif de certains marchés d’entretien, justifiant de ne pas communiquer l’offre de prix détaillée de l’entreprise attributaire.

20134242
Séance du 7 novembre 2013

Une mission d’intérêt général ne suffit pas à faire regarder une association régionale de promotion des produits locaux comme chargée d’une mission de service public

Faisant application des critères dégagés dans la décision CE, sect. du 22 février 2007/Association du personnel relevant des établissements pour inadaptés, la Commission estime que la mission d’intérêt général qu’assume l’Agence aquitaine de promotion agroalimentaire ne suffit pas à faire regarder cette association comme investie d’une mission de service public.

20132830
Séance du 24 octobre 2013

Les arrêtés portant mise en demeure de supprimer des dispositifs publicitaires sont des informations environnementales, au sens des articles L. 124-1 et suivants du code de l’environnement, intégralement communicables à toute personne qui en fait la demande alors même qu’ils révèlent le comportement d’une personne morale

Les avis mis en ligne en janvier

  • 20132653Vie publique/SDIS/notes de service
  • 20133108Santé publique et questions sanitaires/Logement insalubre/L’occupant du logement n’est pas « intéressé » pour la période antérieure de son arrivée
  • 20133226Justice, ordre public et sécurité/Admission au séjour/Dossier administratif
  • 20133492Vie locale/Organisation des services/Rapport d’audit sur le service de la petite enfance
  • 20133770Environnement/Risques naturels et technologiques/Rapports de contrôle des installations classées concernant une porcherie
  • 20134323Dossier médical/Ayant droit/INSERM/Certificat de décès
  • 20134326Marchés et contrats publics/Partenariat public-privé/Ecomouv’
  • 20134363Culture/Spectacle/compte rendu des réunions du conseil d’administration d’une association
  • 20134403Environnement/Prédations sur troupeaux/ONCFS
  • 20134558Vie publique/Procès-verbal des réunions du conseil d’administration/Société d’économie mixte (SEM) détenue par une commune

Dossier : Les modalités de communication des documents administratifs

Répondre aux demandes de communication de plus en plus nombreuses pose à l’administration, au-delà des questions juridiques, des difficultés d’ordre pratique. Une meilleure connaissance des obligations en matière d’accès peut aider à mettre en place des procédures pour traiter les demandes et réduire ainsi les motifs d’insatisfaction et les litiges potentiels avec les demandeurs.

La formulation de la demande

La présentation d’une demande écrite est, évidemment, fortement recommandée pour des motifs tenant à l’administration de la preuve. Toutefois, aucune disposition législative ou réglementaire ne prévoit d’obligation pour le demandeur de formuler sa demande par écrit (20120001), l’administration ne peut donc pas le contraindre à se plier aux formalités qu’elle mettrait en place. Ainsi une demande orale ou un courriel envoyé à une adresse électronique indiquée sur le site de la collectivité est recevable (20136033).
De même, la loi ne prévoit pas que le demandeur justifie d’un intérêt pour agir, qu’il motive sa demande ou qu’il fasse état d’une qualité particulière. Cette condition peut toutefois être exigée (production d’une pièce d’identité ou d’un mandat, sauf pour les avocats, 20131379) pour les documents dont l’accès est limité aux personnes intéressées.
La demande doit en revanche être suffisamment précise pour que l’administration puisse identifier les documents dont la communication est sollicitée (20133008). Le demandeur peut être invité à préciser les documents et le mode de communication qu’il souhaite, ce qui est préférable à une absence de réponse de la part de l’administration.

La loi du 17 juillet 1978 crée une obligation de communication de documents existants, mais ne crée pas d’obligation de répondre aux demandes de renseignements, d’élaborer un nouveau document, ou de délivrer d’une copie certifiée conforme (20112425).

La communication au choix du demandeur

L’article 4 de la loi prévoit que le demandeur peut choisir l’un des trois modes d’accès : la consultation gratuite sur place (20130796), la reproduction à ses frais, ou l’envoi par courrier électronique (20132873) et sans frais.
En cas de demande de simple consultation, l’administration peut définir des horaires d’accès ou organiser des rendez-vous entre ses services et les demandeurs (20130978). Les modalités de consultation sur place (20132920), et notamment la présence d’un agent communal, relèvent des pouvoirs d’organisation de l’administration. Cette présence est souhaitable si elle permet une consultation dans de meilleures conditions de sécurité.

La prise de photographie par le demandeur à l’occasion de la consultation sur place des documents n’est ni prévue ni exclue par les textes. L’administration n’est donc pas tenue d’accepter, mais elle doit apprécier selon les circonstances (état du document ou absence d’autres moyens de reproduction, 20104697et 20136009).

Dès lors que les documents demandés existent en version numérique, il n’est pas possible de refuser leur communication sur support numérique ou par courriel (20103177).

La liberté de choix du demandeur s’exerce dans la limite des possibilités techniques de l’administration. Ainsi la loi n’impose pas la délivrance de copie sur un support ou dans un format différent de celui qui est utilisé par les services (20123871 ; 20130326). De même, le mode de communication choisi ne doit pas nuire à la préservation et à la bonne conservation du document : dans certains cas la consultation est préférable à la copie ou au contraire la consultation risque d’endommager le document, comme dans le cas des registres paroissiaux (20071664).

Un délai maximum d’un mois pour répondre, mais des aménagements sont possibles

Lorsque la demande porte sur un nombre important de documents (un dossier de PLU par exemple), l’administration est en droit de proposer une consultation sur place suivie de la délivrance de photocopies des éléments sélectionnés par le demandeur (20132937). De même, l’administration a la possibilité d’étaler dans le temps la communication afin qu’elle reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services, notamment dans le cas des petites communes (20131922).
La communication doit cependant intervenir dans le délai d’un mois après la réception de la demande (20131753). Passé ce délai, le silence gardé par l’administration vaut refus tacite de communication. Le demandeur peut alors saisir la CADA d’une demande d’avis et, si le litige persiste, il peut saisir le juge administratif deux mois après la saisine de cette commission.
Dans des cas très exceptionnels, la CADA a admis récemment que la délivrance des documents peut s’étaler au-delà du délai d’un mois, mais, dans tous les cas, il est recommandé d’informer le demandeur en cas de difficulté dans le traitement de sa demande (20131922).

Le coût de reproduction peut être mis à la charge du demandeur

Le décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005 d’application de la loi du 17 juillet 1978 donne à son article 35 les principes de la tarification applicable. L’arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001 précise des montants maximum : 0,18 € la page en format A4 ; 1,83 € la disquette ; 2,75 € le cédérom. Il s’agit là de montants maximum, les coûts marginaux des photocopies étant souvent très inférieurs (20130909, 20131402).
Si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction adaptés, ce qui est fréquent pour les plans d’urbanisme par exemple, elle peut recourir à un prestataire de services extérieur pour la réalisation de copies. Il lui appartient de faire établir un devis auprès du prestataire et d’en aviser le demandeur (20130595).
Dans tous les cas, le demandeur doit être avisé du montant total des frais à acquitter dont le paiement préalable peut être exigé.

L’absence de régie de recettes permettant d’encaisser le paiement des frais ne peut pas être utilement invoquée pour faire obstacle à la délivrance de copies (20073084, 20074485).

Quand une demande peut-elle être considérée comme abusive ?

La loi du 17 juillet 1978 prévoit expressément (art. 2) que « l’administration n’est pas tenue de donner suite aux demandes abusives, en particulier par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique ».
La jurisprudence a reconnu abusives des demandes qui avaient manifestement pour objet de perturber le fonctionnement du service public. Les principaux critères retenus pour cette qualification sont : le nombre de demandes et le volume de documents demandé ; le caractère répétitif et systématique des demandes, notamment sur un même sujet ; la volonté de nuire à l’administration ou de la mettre dans l’impossibilité matérielle de traiter les demande (20131095).

Le caractère abusif s’apprécie demande par demande, et non pas en considération du demandeur lui-même, de l’objectif qu’il poursuit ou de l’opportunité de communiquer ou non un document.

De manière générale, la CADA recommande de privilégier un aménagement des modalités de communication compatible avec le bon fonctionnement de l’administration, notamment par un échelonnement dans le temps et la recherche d’une solution négociée avec le demandeur, plutôt que d’opposer le caractère abusif de la demande (20133008). Motiver un refus de communication par le caractère abusif de la demande suppose de pouvoir justifier en quoi elle excède les obligations que le législateur a entendu mettre à la charge de l’administration.

La diffusion publique des documents lève l’obligation de communication

La loi (art. 2) ne fait pas obligation à l’administration de communiquer les documents qui font l’objet d’une diffusion publique (édition, mise en ligne sur le site de la collectivité...) (20130095, 20130461). Précisons que l’affichage ou la diffusion dans la presse ne peuvent pas être regardés comme une diffusion publique laquelle se définit comme permettant effectivement aux citoyens d’accéder, à un coût modique, aux informations quel que soit leur lieu de résidence.

L’intérêt de mettre en ligne les documents librement communicables – ne comportant pas de données à caractère personnel – que l’administration détient est ne pas avoir à répondre à des demandes ponctuelles de communication. Elle décharge les services d’opérations qui peuvent s’avérer très lourdes et donne une image positive de gestion transparente.

CNIL-Enquête Open Data

La CNIL a lancé le 7 janvier une enquête sur l’Open Data et les données à caractère personnel.
Les autorités administratives sont invitées à répondre au questionnaire en ligne mis à leur disposition.
http://www.cnil.fr/linstitution/actualite/article/article/open-dataet-donnees-personnelles-lancement-dune-consultation-des-acteurs/

Un nouveau rapporteur général adjoint à la CADA

Monsieur Philippe BLANC, magistrat à la Cour administrative d’appel de Paris, quitte ses fonctions de rapporteur général adjoint de la CADA le 31 janvier. Madame Marie PREVOT, conseiller au tribunal administratif de Paris prend sa succession à partir du 1er février.

La CADA prévoit d’organiser des journées de formation pour les personnes responsable.

Au premier semestre 2014, ces formations se tiendront à Paris autour de quatre thèmes proposés avec le calendrier prévisionnel suivant :

  • Marchés publics et secret commercial et industriel (20 mars)
  • Dossier personnel et protection de la vie privée et du comportement (3 avril)
  • Urbanisme, enquêtes publiques et informations environnementales (15 mai)
  • Protection de l’intérêt public, sécurité publique et sécurité des personnes (12 juin)