La notion de document administratif

L’article 1er de la loi du 17 juillet 1978 donne une définition très large du document administratif : il s’agit de tous les documents produits ou reçus par l’administration qu’ils se présentent sous forme écrite (dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, directives, instructions, circulaires...), sous forme d’enregistrement sonore ou visuel ou sous forme numérique ou informatique. Sont également concernées les informations contenues dans des fichiers informatiques et qui peuvent en être extraites par un traitement automatisé d’usage courant.

Par administration, on entend les administrations d’Etat, les collectivités territoriales, les établissements publics, mais ausi les organismes privés chargés d’une mission de service public. Pour ces derniers la loi s’applique aux documents qui sont liés, par leur nature, leur objet, ou leur utilisation à la gestion de cette mission.

En revanche, ne sont pas administratifs : les documents des juridictions, y compris les juridictions administratives et financières, qui sont liés à la fonction de juger ; les documents à caractère judiciaire ; les documents d’état civil ; les documents privés ; et les documents des assemblées parlementaires. La loi du 17 juillet 1978 n’a vocation à régir que l’accès aux documents détenus par les autorités administratives, conçues comme celles qui relèvent du pouvoir exécutif. Par conséquent, les documents relevant du pouvoir législatif ou du pouvoir judiciaire sont exclus de son champ d’application. La CADA considère d’ailleurs qu’elle est incompétente pour se prononcer sur leur caractère communicable.