Les documents demandés doivent être aisément identifiables

Il est impératif de désigner avec précision les documents dont la communication est souhaitée ce qui suppose, en amont, que le demandeur fasse l’effort de se livrer à un travail de repérage des documents. En vertu de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, l’administration n’est jamais tenue de répondre à des demandes qui, par leur généralité ou leur imprécision, ne permettent pas d’identifier les documents demandés. En outre, la loi ne fait pas obligation à l’administration de répondre aux demandes de renseignements : hors le cas des « informations relatives à l’environnement », le demandeur ne peut donc se contenter de faire référence à une information, comme le nom d’une personne, le montant d’un budget, la date d’une publication. Il est déconseillé de recourir à la pratique consistant à demander « le document comportant telle ou telle information », car une telle demande ne pourra être satisfaite que si un tel document existe manifestement, l’administration n’étant pas tenue de se livrer à des recherches approfondies pour identifier elle-même un document pouvant répondre aux desiderata du demandeur.

Si la tenue des bulletins officiels souffre encore d’une certaine irrégularité, les ministères se dotent de plus en plus de centres de documentation ou de bureaux d’accueil auprès desquels l’usager peut obtenir les indications nécessaires à la formulation de sa demande. En outre, l’article 17 de la loi du 17 juillet 1978 prévoit que « les administrations qui produisent ou détiennent des informations publiques tiennent à la disposition des usagers un répertoire des principaux documents dans lesquels ces informations figurent ». Selon l’article 36 du décret du 30 décembre 2005, ce répertoire, qui doit être mis en ligne lorsque l’autorité administrative dispose d’un site internet, doit préciser, pour chacun des documents recensés, son titre exact, son objet, la date de sa création, les conditions de sa réutilisation et, le cas échéant, la date et l’objet de ses mises à jour.

L’élaboration de ces répertoires, qui est toujours en cours au sein des administrations, permettra à terme de faciliter le repérage des documents par les demandeurs.

Pour être communiqué au demandeur, le document devra non seulement exister, mais être également facilement identifiable par l’administration sans qu’elle soit contrainte d’effectuer des recherches.

Pour ce faire, la demande formée par l’administré doit être suffisamment précise :

  • la demande ne doit pas être trop générale (avis n° 20071121 du 22 mars 2007) ;
  • les documents doivent être précisément énumérés (avis n° 20071121 du 22 mars 2007), ce qui n’est pas le cas lorsque le demandeur sollicite, sans autre précision, la communication d’une lettre que l’administration lui aurait adressée (avis n° 20081703du 6 mai 2008) ;
  • les documents demandés ne doivent pas être trop nombreux ou représenter un volume exorbitant, susceptible d’engendrer des problèmes matériels (par exemple : ensemble des pièces justificatives des comptes d’une collectivité locale : avis n° 19993707 du 28 octobre 1999).

La CADA accepte cependant que la formulation du demandeur puisse comporter quelques erreurs à caractère secondaire ou adopte une terminologie générale, dès l'instant où le document est aisément identifiable par l'administration auprès de laquelle la demande est présentée.

Lorsque la communication d’informations relatives à l’environnement est sollicitée sur le fondement de l’article L. 124-1 du code de l’environnement, le refus fondé sur le caractère imprécis de la demande ne peut intervenir qu’après que l’autorité saisie ait invité son auteur à la préciser et l’avoir aidé à le faire.