Les personnes responsables de l’accès au sein des administrations (PRADA)

Au fil de l’instruction des dossiers, se sont noués, entre la CADA et les responsables de certains services des ministères ou de grands établissements, des échanges fructueux. La CADA a souhaité élargir ce réseau informel afin que son action soit mieux relayée.

En 2005, ce souhait est consacré par l’introduction de l’article 24 de la loi du 17 juillet 1978 prévoyant la désignation de personnes responsables de l’accès aux documents administratifs et des questions relatives à la réutilisation des informations publiques.

Les bases du réseau des personnes responsables sont posées par les dispositions du titre IV (articles 42 à 44) du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005 relatif à la liberté d’accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques, ainsi que les articles L. 124-3 et R. 124-2 du code de l’environnement.

Le décret précise que la personne responsable a pour mission de réceptionner les demandes de communication et les éventuelles réclamations, de veiller à leur instruction, d’assurer la liaison entre leur administration et la CADA, et qu’elle peut être également chargée d’établir un bilan annuel des demandes d’accès aux documents administratifs et de licence de réutilisation des informations publiques.

La compatibilité des missions avec les fonctions exercées, les compétences, la place occupée dans la structure administrative et la disponibilité doivent guider l’autorité administrative dans le choix de la personne responsable. La personne désignée est le plus souvent un agent public, mais aucune disposition n’interdit que ce soit un élu. De même, la désignation d’un titulaire et d’un suppléant n’apparaît pas contraire aux dispositions du décret précité.

De nombreuses interrogations des autorités administratives sur les missions et les contraintes d’organisation liées à la nomination, ont conduit la CADA à préciser les trois objectifs prioritaires dans la constitution du réseau des personnes responsables.

La désignation des personnes responsables : autorités administratives concernées et modalités de nomination

Le réseau des personnes responsables concerne la plupart des entités qui détiennent ou élaborent des documents administratifs, telles que définies dans l’article 1er de la loi. Sont en effet tenus de désigner une personne responsable :

  • les ministres et les préfets ;
  • les présidents des conseils régionaux et généraux, les maires des communes de plus de 10 000 habitants et les présidents des établissements publics de coopération intercommunale de plus 10 000 habitants ;
  • les directeurs d’établissements publics nationaux et locaux qui emploient au moins 200 agents ;
  • l’obligation s’étend aux personnes de droit public et aux personnes de droit privé chargées de la gestion d’un service public qui emploient au moins 200 agents (centres hospitaliers, bureaux d’aide sociale, caisses d’assurance-maladie ou caisses de retraites, offices publics d’habitations à loyer modéré, offices du tourisme…).

Les articles 42 et 43 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005n’imposent pas une formalisation stricte de la nomination de la personne responsable (délibération ou arrêté). Elle doit cependant donner lieu à un acte de désignation qui comporte les nom, prénoms, profession et coordonnées professionnelles de la personne responsable ainsi que la désignation et les coordonnées de l’autorité qui l’a désignée.
La désignation doit être portée à la connaissance des administrés selon les modalités les plus appropriées, telle qu’une publicité sur le site internet de l’administration si elle en dispose. Il importe aussi que la nomination de la personne responsable soit connue de l’ensemble des services de l’administration qui l’a désignée.

Faciliter l’instruction des demandes

Le premier objectif est de permettre à une personne qui souhaite accéder à un document ou réutiliser des informations publiques de pouvoir s’adresser à une personne compétente qui facilitera l’instruction de sa demande. Il faut cependant préciser que dans la plupart des administrations, l’organisation de la communication des documents administratifs relève des services concernés par les demandes ; la personne responsable est donc souvent envisagée comme le référent qui est tenu informé des difficultés rencontrées dans l’accès aux documents administratifs ou en matière de réutilisation d’informations publiques. Elle n’est pas chargée de répondre elle-même à toutes les demandes.

Apporter une expertise juridique

Le second objectif est d’obtenir que les administrations disposent d’une expertise juridique pour faciliter la pleine application de la loi et prennent davantage conscience des obligations qui résultent pour elles des droits d’accès et de réutilisation reconnus par celle-ci.
La personne responsable, selon les missions qui lui sont confiées, peut conseiller son administration sur l’instruction de dossiers précis ou les instruire elle-même, mais aussi suggérer les améliorations d’organisation afin de faciliter l’accès, dans les délais les plus brefs, aux documents communicables en application de la loi.
En matière de réutilisation, ce rôle peut, dans les administrations qui ne sont pas familières de telles demandes, se révéler plus important encore en contribuant à l’élaboration du répertoire prévu par l’article 17 de la loi du 17 juillet 1978 et l’article 36 du décret du 30 décembre 2005 et à la réflexion sur l’institution de licences types (voir Conditions de la réutilisation).

Assurer la liaison avec la CADA

Le troisième objectif est d’améliorer la transmission des informations entre les autorités administratives et la Commission pour la diffusion de la jurisprudence en matière d’accès et pour rendre plus efficace et plus rapide l’instruction des demandes d’avis et de conseils.

Repérer quand une consultation de la CADA est nécessaire

L’existence d’une personne responsable permet d’établir plus sûrement les cas où une demande de conseil en bonne et due forme auprès de la Commission est réellement nécessaire.
S’agissant des questions pour lesquelles la CADA adopte une réponse constante et bien établie, la consultation du site internet (www.cada.fr) apporte des informations qui donnent à l’administration la possibilité de répondre de façon pertinente aux demandes de communication qui lui sont adressées. En complément, le secrétariat général de la Commission répond aux questions posées par les administrations, en adressant des précédents – avis ou conseils rendus par la Commission sur des sujets similaires.

Les personnes responsables ont plus facilement recours à ce type de consultations et le nombre de demandes de conseil soumis à la Commission tend à diminuer. L’instruction des demandes de conseil, qui nécessite pour les rapporteurs de disposer d’éléments de contexte, est nettement facilitée par la présence de personnes responsables qui apportent toutes les précisions sur les points sur lesquels porte l’interrogation et fournissent les documents en cause.

L’interlocuteur durant l’instruction des demandes d’avis

Le délai d’un mois imparti à la Commission pour notifier son avis au demandeur et à l’administration est particulièrement court. La Commission saisit l’administration mise en cause et la réponse de celle-ci doit être rapide pour pouvoir être prise en compte de manière satisfaisante. Cette réponse doit permettre de distinguer les cas où l’absence de communication ne résulte que d’un retard dans le traitement de la demande, et ceux pour lesquels il existe une véritable interrogation quant à la possibilité de communiquer le document sollicité. Il est essentiel qu’en cas de refus de communication de la part de l’administration, celle-ci fasse valoir, dans la réponse qu’elle adresse à la Commission, les éléments juridiques sur lesquels elle s’appuie pour étayer sa décision de ne pas communiquer et qu’elle fournisse les éléments de contexte qui permettent d’éclairer la Commission.

Le secrétariat général de la Commission adresse à la personne responsable les demandes d’avis intéressant son administration. La personne responsable a ainsi les coordonnées du rapporteur en charge d’instruire la demande et elle est plus à même, grâce aux éléments du dossier qui lui sont fournis, de déterminer le service qui a reçu la demande ou d’élaborer la réponse que l’administration doit apporter à la CADA.