Modalités de communication

Les demandes soumises pour avis ou conseil à la CADA ne portent pas seulement sur le caractère communicable des documents en cause, mais aussi sur les modalités d’exercice du droit d’accès, dont les principes sont fixés par l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978.

« L’accès aux documents administratifs s’exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction ».

Les modalités pratiques d’exercice du droit d’accès sont laissées au choix du demandeur

La formulation par écrit d’une demande peut être recommandée mais ne peut pas être exigée (20062267, 20062852). En effet, aucune disposition législative ou réglementaire ne prévoit cette obligation et l’administration n’a donc pas à contraindre le demandeur à cette formalité (20120001). Ainsi une demande orale ou un courriel envoyé à une adresse électronique indiquée sur le site de la collectivité est recevable (20136033)De même, le demandeur n’a pas à faire état d’une qualité particulière ni à préciser les motifs de sa demande ou à justifier d’un quelconque intérêt pour agir (20062852, 20065513).

Une demande tendant à la communication systématique de documents, tels que les comptes rendus du conseil municipal ou l’édition mensuelle d’une liste des demandes de permis de construire, s’analyse comme une demande d’abonnement, irrecevable au regard des dispositions de la loi du 17 juillet 1978 qui ne prévoit que la communication des documents administratifs existants (20053104, 20072444, 20072857). De même, une demande de restitution d’un document ou de délivrance d’une copie certifiée conforme sont étrangères au champ d’application de la loi (20112425).

C’est en principe au demandeur que revient le choix du mode de communication. Cela suppose qu’il ait pu identifier convenablement le document qu’il souhaite, qu’il ait formulé clairement et précisément sa demande (20133008, 20124982), et qu’il ait indiqué dans quelles conditions il souhaite que s’effectue la communication. A cet égard, l’article 4 de la loi prévoit trois modes d’accès aux documents administratifs : la consultation gratuite sur place (20132920) ; la reproduction aux frais de la personne qui les sollicite et l’envoi par courrier électronique et sans frais. Toutefois, le choix revient à l’administration si le demandeur n’a pas précisé le mode souhaité (20061580).

La prise de photographie n’est ni prévue ni exclue par les textes

S’agissant de la question de l’utilisation d’un appareil photographique par les demandeurs, à l’occasion de la consultation sur place des documents, la CADA considère qu’une telle faculté n’est ni prévue, ni exclue par la loi du 17 juillet 1978. L’administration n’est donc pas tenue d’y faire droit, mais la Commission recommande à l’administration d’apprécier selon les circonstances telles que l’état du document (20136009) ou l’absence d’autres moyens de reproduction (20104697).

L’administration peut aménager l’accès aux documents administratifs

La liberté de choix du demandeur s’exerce dans la limite des possibilités techniques de l’administration (20070207, 20071782). Ainsi le demandeur ne peut pas exiger la délivrance d’une copie sur un support ou dans un format différent de celui utilisé par l’administration, ou incompatible avec celui-ci (20103177).

Le mode de communication choisi ne doit pas nuire à la préservation et à la bonne conservation du document : dans certains cas la consultation est préférable à la copie (20071101) ou au contraire la consultation risque d’endommager le document, comme dans le cas des registres paroissiaux (20071664).

En cas de demande de simple consultation
, l’administration peut définir des horaires d’accès ou organiser des rendez-vous entre ses services et les demandeurs (20130978).

La présence d’un agent communal
Les modalités de consultation sur place, et notamment la présence d’un agent communal, relèvent des pouvoirs d’organisation de l’administration. La Commission a eu l’occasion de noter que cette présence est souhaitable si elle permet une consultation des pièces administratives et archives de la commune dans de meilleures conditions de sécurité (20060413).

Lorsque la demande porte sur un nombre de documents particulièrement important, l’administration est en droit de proposer une consultation sur place suivie de la délivrance de photocopies des éléments qui auront été sélectionnés à cette occasion (20132937). De même, l’administration a la possibilité d’étaler dans le temps la communication afin qu’elle reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services, notamment dans le cas des petites communes (20131922). Cette communication doit cependant respecter le délai d’un mois au-delà duquel le silence gardé par l’administration vaut refus tacite de communication (20131753). Dans des cas très exceptionnels, la CADA a admis récemment que la délivrance des documents peut s’étaler au-delà du délai d’un mois, mais dans tous les cas, il est recommandé d’informer le demandeur en cas de difficulté dans le traitement de sa demande (20131922).

En ce qui concerne les demandes abusives, se reporter à la rubrique qui leur est consacrée.

Les précautions prises par l’administration ne doivent pas entraver la liberté d’accès. Ainsi la circonstance d’un contexte contentieux (20074483), ou qu’une procédure soit engagée devant les tribunaux ne suffit pas à justifier un refus de communication (20061637, 20072483). De même, le fait que des informations publiques puissent être réutilisées, notamment quand elles sont fournies sous forme numérique, est sans incidence sur le droit de communication sous cette forme. Dans ce cas la Commission invite l’administration à rappeler au demandeur les règles applicables en matière de réutilisation (20063704, 20070237). Toutefois, la communication des documents peut être bloquée ou différée si certaines conditions posées à cette communication ne sont pas remplies, comme l’obligation du demandeur de fournir des justificatifs - mandat, pièce d’identité... notamment pour l’accès à des données à caractère personnel (20064430).

Le coût de reproduction peut être mis à la charge du demandeur

L’article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005 précise que « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d’envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l’exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l’envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d’amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d’affranchissement selon les modalités d’envoi postal choisies par le demandeur  ».

Les frais autres que le coût de l’envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l’arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001 (20130909, 20131402) :

  • 0,18 euro la page en format A4
  • 1,83 euro pour une disquette
  • 2,75 euros pour un cédérom

L’ensemble de ces dispositions s’applique aussi bien aux collectivités territoriales qu’à l’État et à ses établissements publics (20071604, 20071975).

Le demandeur doit être avisé du montant total des frais à acquitter dont le paiement préalable peut être exigé (20060472, 20070439).

Si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction adaptés pour satisfaire une demande de communication d’un document, l’administration peut aussi recourir à un prestataire de services extérieur pour la réalisation de copies. Dès lors, il lui appartient de faire établir au préalable, un devis auprès d’une société équipée de ces moyens et d’en faire connaître le montant au demandeur (20130595). Si le demandeur accepte la somme à payer et fait parvenir à l’administration le règlement correspondant avant travaux, celle-ci a l’obligation de les faire effectuer en son nom et de les lui adresser (20064872, 20072668).

L’absence de régie de recettes permettant d’encaisser le paiement de ces frais ne peut pas être invoquée pour faire obstacle à la délivrance de copies. La CADA rappelle qu’il appartient à l’administration, en ce cas, de délivrer gratuitement les copies des documents administratifs demandés, en application de l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978 (20073084, 20074485).

Les documents faisant l’objet d’une diffusion publique

En vertu de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, les documents faisant l’objet d’une diffusion publique échappent à l’obligation de communication instituée par ce texte, puisque les citoyens sont censés pouvoir se les procurer par leurs propres moyens (20130461).

La CADA s’en tient toutefois à une acception relativement étroite de la notion de diffusion publique. Elle considère en effet que seuls peuvent entrer dans cette catégorie les modes de publicité qui offrent aux demandeurs des garanties équivalentes, dans le temps et dans l’espace, à celles qui résultent du droit d’accès ouvert par la loi du 17 juillet 1978. C’est notamment le cas pour :

  • la publication au Journal Officiel (20130095) ;
  • la publication au recueil administratif d’une préfecture quand le demandeur réside dans le département ;
  • la publication d’un rapport à la documentation française ;
  • la consultation télématique ou informatique moyennant le paiement d’une somme modeste comme le service infogreffe.

En revanche, l’affichage de documents administratifs ou leur diffusion dans la presse ne peuvent être regardés comme une diffusion publique dispensant l’administration de satisfaire à ses obligations en matière de communication .

Dernière mise à jour le 19 février 2014.