Principe du libre choix du mode d’accès

Le principe est que le demandeur a le choix des formes dans lesquelles s’effectue la communication (avis n° 20064455 du 12 octobre 2006). L’article 4 de la loi du 17 juillet 1978, modifié par l’ordonnance du 6 juin 2005, prévoit trois modes d’accès aux documents administratifs :

  • La consultation gratuite sur place des documents, le demandeur pouvant alors être accompagné d’une tierce personne.
  • Leur reproduction aux frais de la personne qui les sollicite et l’envoi, à leur domicile ou à l’adresse qu’ils indiquent, par voie postale. La demande ne peut porter que sur une simple copie, et non sur l’original, qui peut simplement être consulté. La loi du 17 juillet 1978 ne fait nullement obligation aux administrations de délivrer des copies « certifiées conforme » à l’original (avis n° 20071617 du 19 avril 2007).
  • L’envoi par courrier électronique et sans frais, lorsque le document est disponible sous forme électronique : le demandeur peut être avisé du système et du logiciel que l’administration emploie et cette dernière est tenue de fournir une copie identique, tant du point de vue du support que du format, à celle ou à l’une de celles dont elle dispose ou est susceptible de disposer à l’issue d’une opération de transfert ou de reproduction courante (avis n° 20065572 du 21 décembre 2006).

Le délai de communication doit être aussi bref que possible (conseil n° 20052589 du 7 juillet 2005), en particulier une fois les frais de reproduction acquittés.

Ce principe du libre choix du mode d’accès souffre néanmoins plusieurs tempéraments destinés à concilier le droit d’accès avec le bon fonctionnement du service public :

  • En premier lieu, le demandeur ne saurait exiger de l’autorité administrative qu’il saisit qu’elle communique le document demandé sous une forme incompatible avec les moyens matériels dont elle dispose. Le droit d’accès s’exerce donc dans la limite des possibilités techniques de l’administration. En particulier, l’administration n’a pas l’obligation de numériser des documents disponibles uniquement sous format papier pour les faire parvenir par voie électronique, ni de se doter des moyens de graver des CD-Rom ou des DVD-Rom (conseil n° 20071782 du 3 mai 2007). Toutefois, lorsque les contraintes humaines et matérielles de l’administration porte sur les moyens de reprographie sous format papier, celle-ci est tenue de faire appel à un prestataire extérieur et de faire parvenir le devis correspondant au demandeur afin qu’il y donne suite, s’il le souhaite.
  • En deuxième lieu, l’état de conservation des documents peut justifier une restriction aux modalités d’accès. Il en va ainsi lorsque leur reproduction risquerait de les endommager (conseil n° 20071101du 22 mars 2007). Lorsque leur consultation présente également un risque, celle-ci peut être différée afin que les documents soient restaurés ou transférés sur un autre support (conseil n° 20053967 du 6 octobre 2005 ; avis n° 20071664 du 19 avril 2007).
  • En troisième lieu, en cas de demande portant sur un volume de documents important, l’administration peut inviter le demandeur à venir les consulter sur place pour n’emporter copie que des pièces qu’il souhaite (avis n° 20073669 du 27 septembre 2007). Elle peut, à cette fin, élaborer un règlement de consultation précisant les modalités de cette voie d’accès (horaires, lieux, présence d’un agent…), à condition de ne pas priver les citoyens de leur droit d’accès. Ainsi, l’ouverture une matinée par semaine pour une petite commune peut être suffisante. En outre, la consultation des documents doit en principe avoir lieu dans les locaux du service qui en assure la conservation (CE, 14 février 1996, Mirlit), sans que l’administration soit tenue de transférer ces documents dans les locaux d’un autre service pour les besoins de cette consultation (CE, 26 octobre 1988, Lalande). Si le demandeur maintient son souhait de recevoir copie des documents, l’administration est fondée à en échelonner l’envoi dans le temps (avis n° 20060557 du 2 février 2006 ;conseil n° 20060629 du 2 février 2006) : elle doit alors en aviser l’intéressé et, dans la mesure du possible, convenir avec lui d’un échéancier de communication. L’administration doit s’efforcer de respecter le délai d’un mois qui lui est imparti pour satisfaire la demande (conseil n° 20064642 du 26 octobre 2006), sauf si le volume des documents demandés y fait manifestement obstacle.

Alors même qu'elle dispose des moyens humains et matériels nécessaires, l'administration peut choisir de recourir à un prestataire extérieur si elle estime que la charge de travail induite par une demande risquerait de perturber le fonctionnement des services (avis nà 20065252 du 7 décembre 2006). Ce choix doit toutefois rester exceptionnel.

  • En quatrième lieu, l’administration n’est tenue de faire droit à la demande d’une personne tendant à la photographie de documents, à l’occasion d’une consultation sur place, que s’il s’agit du seul moyen ou du moyen le plus commode pour obtenir communication des documents (avis n° 20073852 du 11 octobre 2007). Tel est le cas, par exemple, lorsque l’état des documents ne permet pas leur manipulation ou leur reproduction (CE, Ass., 8 avril 1987, Ministre de la santé c/ Tête) ou encore lorsque le document lui-même ne se prête pas aisément, en raison de sa taille ou de sa nature, à une reproduction (par exemple, une maquette).
  • En cinquième et dernier lieu, aucune disposition n’oblige ni n’interdit à l’administration d’utiliser un support fourni par le demandeur (conseil n° 20061580 du 13 avril 2006).
  • La CADA s’estime incompétente pour se prononcer sur le bien-fondé du refus opposé par l’administration à la demande d’une personne qui souhaite consigner ses observations sur un document (avis n° 20081758 du 6 mai 2008). Le refus opposé à une demande tendant à l’insertion d’observations est donc susceptible d’être contesté directement devant le juge administratif (avis n° 20042869 du 9 septembre 2004).
  • Contrairement à la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, l’article 3 de la loi du 17 juillet 1978 ne donne pas à l’administré le droit d’effacer ou de faire effacer, de rectifier ou de faire rectifier le contenu du document administratif (avis n° 19991455 du 15 avril 1999). L’administration peut toutefois y procéder, en dehors de toute obligation légale, à la demande de l’intéressé (CE, 6 février 1980, Guilhaumé), le refus d’opérer la rectification réclamée constituant, sauf pour les documents d’ordre intérieur et les informations sans conséquence sur la situation de l’intéressé (CE, 6 juillet 1984, Zaragosa), une décision faisant grief (CE, 17 avril 1985, Panaget), pouvant, le cas échéant, engager la responsabilité de l’autorité administrative (CE, 5 novembre 1982, Cassard).

En savoir plus

Le « droit d’annotation »

L’article 3 de la loi du 17 juillet 1978 reconnaît à toute personne à qui les conclusions d’un document administratif sont opposées le droit de consigner ses observations à l’égard de ces conclusions en annexe au document concerné (voir « documents dont les conclusions sont opposées »). Ce « droit de réponse » ou d’« annotation », peut s’exercer par adjonction, à la suite du document, des remarques du demandeur ou encore par l’adjonction d’une pièce (par exemple, pour un certificat médical.