Avis 20205170 - Séance du 21/01/2021

Mairie de Suresnes

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 novembre 2020, à la suite du refus opposé par le maire de Suresnes à sa demande de communication, par courrier électronique à défaut par envoi postal, sachant que la commune exige que la demande de communication soit formulée via le site internet de la ville, des documents suivants :
1) le dossier de réalisation initial de la ZAC Rivière Seine ;
2) les cinq dossiers de réalisation modificatifs résultant des avenants au traité de concession de la ZAC ;
3) les délibérations approuvant le dossier initial et chacune de ses modifications.

En l'absence de réponse du maire de Suresnes à la date de sa séance, la commission rappelle que les documents relatifs à la procédure de création d’une zone d’aménagement concertée (ZAC) élaborés conformément aux dispositions de l’article L311-1 du code de l'urbanisme, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, ainsi que le cas échéant de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, dès lors que la décision de réalisation de la ZAC a été adoptée. Avant l’adoption de cette décision, ces documents ne sont en revanche pas communicables, dans la mesure où ils doivent être regardés comme préparatoires à une décision au sens de l'article L311-2 du même code. Toutefois, demeurent immédiatement communicables les délibérations de l'organe délibérant.

En l'espèce, la commission relève que la demande porte sur des documents concernant la réalisation et les modifications de la ZAC Rivière Seine qui ont été approuvées par le conseil municipal et que le litige porte sur les modalités de communication.

La commission rappelle qu'aucun formalisme n'est prescrit par le livre III du code des relations entre le public et l’administration pour les demandes de communication d'un document administratif adressées aux autorités administratives. Une demande peut donc être formée oralement et l’administration ne peut, en principe, subordonner la communication d'un document à la présentation d'une demande sous une forme particulière (saisine écrite, saisine via son site internet), sauf considérations tirées de la continuité et du bon fonctionnement du service public.

Toutefois, la commission rappelle qu'aux termes de l'article L112-9 du code des relations entre le public et l'administration, « Lorsqu'elle met en place un ou plusieurs téléservices, l'administration rend accessibles leurs modalités d'utilisation, notamment les modes de communication possibles. Ces modalités s'imposent au public. / Lorsqu'elle a mis en place un téléservice réservé à l'accomplissement de certaines démarches administratives, une administration n'est régulièrement saisie par voie électronique que par l'usage de ce téléservice. »

La commission estime que ces dispositions générales régissant les échanges avec l'administration et les demandes du public sont applicables aux demandes de communication de documents administratifs formées par voie électronique, dès lors que, ainsi que le prévoit l'article R112-9-2 du même code, l'administration a informé le public des téléservices qu'elle a mis en place et de leurs modalités d'utilisation.

Ainsi, une administration qui, comme la ville de Suresnes, a mis en place une saisine par voie électronique sous la forme d’un formulaire de contact sur son site internet, devant être utilisé pour toutes les demandes effectuées par voie électronique à l'administration, et a communiqué sur ce dispositif, est-elle fondée à ne pas se considérer comme valablement saisie par un courrier électronique et à renvoyer le demandeur vers le formulaire de contact qu'elle a mis en place.

La commission précise toutefois que l'encadrement de cette modalité de saisine par voie électronique n'emporte pas une obligation générale de saisine de l'administration selon cette voie, les administrés demeurant libre de la saisir d'une demande de communication d'un document administratif par la voie postale, voire oralement.

En l'espèce, la commission constate que Monsieur X s'est déplacé en mairie le 19 et le 22 octobre 2020 pour obtenir la communication des documents sollicités. Il ressort de pièces du dossier qu'il a eu à ces occasions des contacts avec les agents municipaux et que tant l'objet que le périmètre de sa demande ont été compris. Ainsi, s'il a confirmé, par courrier électronique du 22 octobre sa saisine à l'agent chargé du traitement de sa demande qui était alors en télétravail, la ville de Suresnes doit être regardée comme ayant été saisie oralement d'une demande de communication dès le 19 octobre. Elle n'était dès lors pas fondée à renvoyer le demandeur vers l’obligation de poursuivre sa démarche par le formulaire de contact qu'elle a mis en place pour le traitement de cette demande.

La commission émet, par suite, un avis favorable à la communication de l'ensemble des documents sollicités, en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales et L311-1 du code des relations entre le public et l'administration.