Madame X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 juin 2013, à la suite du refus opposé par le ministre de la défense à sa demande de copie du dossier militaire de Monsieur X X, décédé durant la Seconde Guerre Mondiale, sachant que le ministre de la défense se fonde sur son arrêté du 28 juin 2006 fixant à 0,25 euros la photocopie noir et blanc format A4 et non sur l'arrêté du 1er octobre 2001.

La commission rappelle qu’en vertu de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.

La commission considère que la proposition de l’administration de communiquer des documents moyennant le paiement de frais dont le montant excède celui qui résulte de l’application des textes s’analyse comme un refus de communication, dont elle est compétente pour connaître. En revanche, il ne lui appartient plus, lorsque la communication est intervenue, de connaître de la contestation portant sur le montant de ces frais. Le demandeur peut, s’il s’y croit fondé, saisir le tribunal administratif compétent d’une demande tendant au reversement du trop-versé éventuel.

La commission constate que la demande de Mme X porte sur l'obligation de s'acquitter des frais de copie demandés avant que les documents ne lui soient transmis. Elle s'estime dès lors compétente.

La commission relève que le dossier d'archives sollicité est, eu égard à sa date, communicable à toute personne qui le demande, et selon les modalités définies par l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, en vertu de l'article L.213-1 du code du patrimoine.

Elle en déduit que les copies de ces documents doivent être facturées pour des montants ne pouvant excéder ceux fixés par l'article 2 de l'arrêté du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d'un document administratif, qui trouve son fondement légal dans les dispositions de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978 et de l'article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005, sans que puissent être opposés au demandeur les tarifs fixés par l'arrêté du ministre de la défense en date du 28 juin 2006.

La commission émet, dès lors, un avis favorable à la communication des documents demandés, moyennant l'acquittement de sommes n'excédant pas le montant de 0,18 euro par page de format A 4 en impression noir et blanc, auquel peut s'ajouter le coût d'envoi postal, à l'exclusion de tout autre type de frais, conformément aux dispositions du 30 décembre 2005 et de l'arrêté du 1er octobre 2001.