La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 28 mars 2002 votre demande de conseil relative au caractère communicable des documents communaux demandés par un administré :

1 - ensemble des arrêtés en vigueur au 28 février 2002, dont certains sont nominatifs ;
2 - compte administratif 2001 dès qu'il sera voté ;
3 - plan d'occupation des sols et ses prescriptions particulières, compte tenu que la commune n'en est pas dotée, que le MARNU n'est plus en vigueur et qu'un nouveau document d'urbanisme est en cours d'élaboration ;
4 - définition du projet " jardin " chemin du Pijoulet, alors que ce dossier est en cours d'élaboration.

La commission a signalé, au préalable, qu'elle avait consacré son neuvième rapport d'activité, paru à la documentation française en 1999, à la communication des documents administratifs des collectivités territoriales et de leurs établissements publics.

Elle a rappelé, concernant le premier point, que les arrêtés municipaux étaient communicables à toute personne physique ou morale en application de l'article L 2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle a indiqué que cette disposition concernait l'ensemble de ces arrêtés, y compris ceux relatifs à des personnes physiques. La commission a par ailleurs estimé, en l'espèce, qu'une demande de communication portant sur l'ensemble des arrêtés en vigueur présentait un caractère extrêmement général, et que la commune était par conséquent fondée à demander à l'usager de préciser sa requête.

Elle a précisé, concernant le deuxième point, que le compte administratif d'un exercice clos était communicable à toute personne qui en ferait la demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 modifiée par celle du 12 avril 2000, avant même son approbation par le conseil municipal. Elle a en effet relevé que le compte administratif se bornait à retracer les opérations comptables effectuées durant l'année.


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Elle a estimé, quant au troisième point, que les dispositions de la loi du 17 juillet 1978 susvisée ne s'appliquaient qu'à des documents existants et que la commune n'était par conséquent pas tenue de satisfaire des demandes portant sur des documents qui n'existent pas. Elle a par ailleurs rappelé que les documents administratifs produits dans le cadre d'une procédure d'élaboration de documents d'urbanisme étaient soumis à des règles de communicabilité résultant de l'application conjointe de la loi du 17 juillet 1978 susvisée et de certaines dispositions du code de l'urbanisme. Elle a invité la commune à prendre connaissance de ces règles, qui figurent dans le Guide de l'accès aux documents administratifs, aux pages 81 à 87.

Elle a enfin confirmé, quant au quatrième point, que les documents préparatoires à une décision administrative n'étaient pas communicables en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, tant que cette décision était en cours d'élaboration.

La commission a par ailleurs rappelé que l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978 susvisée comme l'article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales permettaient à l'usager d'obtenir copie, à ses frais, des documents demandés. Elle a précisé que la commune était libre d'organiser les modalités de la communication des documents administratifs qui lui sont demandés, en prenant en compte les moyens humains et matériels dont elle dispose. Elle a indiqué que la commune avait notamment la possibilité d'échelonner dans le temps la communication des documents administratifs demandés, afin que cette tâche ne perturbe pas de façon excessive l'exercice de ses autres missions.