La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 7 juin 2012 votre demande de conseil relative à la conformité à la loi du 17 juillet 1978 et aux dispositions du code électoral d'un projet de texte précisant la procédure applicable à la communication des documents électoraux au public par les services municipaux de Béziers. Votre demande porte en particulier sur les conditions d'accès aux tableaux rectificatifs des listes électorales au cours de la période de révision des listes ainsi que sur la communicabilité de la liste des nouveaux inscrits et des électeurs radiés.

A titre liminaire, la commission rappelle que la communication intégrale des listes électorales est régie par les dispositions particulières des articles L. 28 et R. 16 du code électoral, qui prévoient que ces listes sont communicables à tout candidat, parti ou groupement politique ainsi qu’à tout électeur, quel que soit le lieu où il est inscrit. L’article R. 16 de ce code précise que la communication à un électeur est subordonnée à la condition qu’il s’engage à ne pas en faire un usage purement commercial. En outre, les articles R.10 et R. 16 prévoient la communication des tableaux rectificatifs établis chaque année au cours de la période de révision des listes électorales. La commission, compétente, en vertu de l’article 21 de la loi du 17 juillet 1978, pour connaître des questions relatives à l’accès aux documents administratifs relevant des dispositions de l’article L. 28 du code électoral, relatif aux listes électorales, s’estime de ce fait compétente pour se prononcer sur l’accès aux tableaux rectificatifs, qui peuvent être regardés comme des extraits des listes générales.

S’agissant des modalités de communication des listes électorales et des tableaux rectificatifs, la commission relève qu’en l’absence de dispositions expresses sur ce point dans le code électoral, les dispositions de l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978 s’appliquent. Il en résulte que l’accès s’exerce, au choix du demandeur, par consultation gratuite sur place, par voie électronique ou par remise ou envoi de copies sur papier, disquette ou cédérom, dans la limite des possibilités techniques de l’administration et aux frais du demandeur. Les conditions de facturation de ces copies sont fixées par le décret du 30 décembre 2005, précisé par l’arrêté du 1er octobre 2001 en vertu duquel celles-ci ne peuvent pas être facturées plus de 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. La communication peut également se faire gratuitement par voie informatique, par une clé USB remise par le demandeur ou par l’envoi d’un courrier.

Eu égard à ces éléments, la commission, après avoir pris connaissance de votre projet de texte, appelle votre attention sur les points suivants.

Dans le premier paragraphe, intitulé « Rappel de la loi », la loi du 17 juillet 1978 n’est pas mentionnée, alors que les dispositions de l’article 4 de cette loi, ainsi qu’il a été rappelé ci-dessus, régissent les modalités de communication des listes électorales. La commission vous propose d’introduire une mention générale, telle que celle-ci : « La consultation et la transmission des listes électorales s’effectuent selon les modalités fixées par l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978 ».

En outre, l’article R. 16 du code électoral prévoit que l’électeur demandant communication des listes électorales et des tableaux rectificatifs doit prendre l’engagement de « ne pas en faire un usage purement commercial ». La formulation retenue par votre projet de texte, qui indique que l’électeur devra s’engager à « ne pas en faire un usage commercial », semble donc excéder les exigences du code électoral. La commission suggère de reprendre tels quels les termes du code. La même remarque vaut pour les modèles d’attestation sur l’honneur que vous avez transmis à la commission, qui mentionnent l’interdiction de faire « un usage commercial ».

Dans le deuxième paragraphe, intitulé « Accès aux documents électoraux », le passage relatif aux demandes présentées par des généalogistes pourrait être amendé. La commission rappelle en effet que le conseil n° 20091074 et l’avis n° 20092190 que vous mentionnez ne concernent que les généalogistes professionnels regardés comme exerçant une activité commerciale de services. L’exclusion générale de tout généalogiste sans autre précision paraît donc trop restrictive. La commission vous invite en outre à indiquer dans votre texte que les références « Mairie de Saint-Rémy du 2 avril 2009, Mairie de Saint-Julien du 28 juillet 2009 » sont celles, respectivement, d’un conseil et d’un avis émis par la commission d’accès aux documents administratifs.

S’agissant des tarifs, la commission constate que ceux fixés pour la reproduction sur du papier de format A4 ou sur un cédérom sont conformes aux dispositions du décret du 30 décembre 2005, précisées par l’arrêté du 1er octobre 2001. Concernant les frais d’envoi, chiffrés par principe à six euros, la commission rappelle que la facturation de ces frais ne saurait excéder leur coût réel.

Vous souhaitez également obtenir des précisions sur la nature des documents transmissibles pour compléter les points 2.2 et 2.4 de votre projet.

A cet égard, s’agissant de la liste électorale générale, la commission vous suggère de préciser, dans le a) du point 2.4, que ce document est communicable à tout moment, une fois achevé, ce qui suppose qu’en période de révision, si la nouvelle liste n’est pas communicable, l’ancienne liste le demeure.

S’agissant des tableaux rectificatifs, la commission estime qu’il y a lieu de faire application selon le cas des dispositions de l’article R.10 du code électoral ou de celles de l’article R.16. L’article R. 10 permet à « tout requérant » de prendre communication et copie du tableau des additions et retranchements de la liste électorale opérés par la commission administrative de chaque bureau de vote, établi par cette commission et déposé au secrétariat de la mairie le 10 janvier. L’article R.16 prévoit que tout électeur peut prendre communication et copie des tableaux rectificatifs déposés le dernier jour de février.

Pour la mise en œuvre de ces dispositions, la commission estime tout d’abord que, compte tenu des dispositions de l’article L.28, ainsi que de la finalité des dispositions de l’article R.10, qui tend à permettre l’exercice par les électeurs du droit de contester les décisions de la commission administrative que leur donnent les dispositions de l’article L.25, la notion de « requérant », au sens de l’article R.10, recouvre les électeurs et les personnes qui, en ayant demandé leur inscription sur la liste électorale de la commune en vue de la révision en cause, ont de ce fait revendiqué cette qualité. La commission précise ensuite que les tableaux régis par ces dispositions sont les tableaux qui comportent les noms des électeurs radiés et des nouveaux électeurs inscrits, accompagnés de toutes les données personnelles devant figurer dans la liste électorale générale. Ces tableaux peuvent ainsi être regardés, ainsi qu’il a été dit plus haut, comme des extraits de la liste générale, communicables dans leur intégralité. Les tableaux déposés le 10 janvier, d’une part, puis le dernier jour de février, d’autre part, sont communicables à compter de chacune de ces deux dates, respectivement. Il y a lieu de rectifier à ce sujet le b) du point 2.4 de votre projet, qui ne prévoit de communication des tableaux rectificatifs que durant la période de révision de la liste, entre le 10 janvier et le 28 février de chaque année.

Eu égard à ce qui précède, la commission s’interroge sur la distinction faite dans votre projet, au b) du point 2.2 et au b) du point 2.4, entre les tableaux rectificatifs et la liste des électeurs radiés ou nouvellement inscrits. Cette liste, à la condition qu’elle ne comporte que des données devant figurer dans la liste électorale générale, est soumise au même droit d’accès particulier régi par les articles L. 28, R. 10 et R. 16 du code électoral.

En revanche, la commission rappelle sa position constante selon laquelle ce régime particulier ne s’étend pas aux registres des décisions de la commission de révision des listes électorales et, lorsqu’ils existent, aux comptes rendus des réunions de ces commissions. Ces documents constituent des documents administratifs soumis au régime général prévu par la loi du 17 juillet 1978, et sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article 2 de la loi, sous réserve de l’occultation préalable des mentions dont la communication porterait atteinte au secret de la vie privée au sens du II de l’article 6 de la loi : il s’agit notamment de la date de naissance et de la nouvelle adresse des électeurs radiés ou des motifs tenant à la vie privée ayant conduit la commission de révision à prendre sa décision.