Monsieur X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 décembre 2012, à la suite du refus opposé par le préfet des Pyrénées-Atlantiques à sa demande de communication des documents suivants, relatifs à l'association de tango argentin « X X » sise 81 avenue du X à X :
1) les procès-verbaux des assemblées générales ordinaires et extraordinaires de 2010 et 2011 ;
2) le règlement intérieur.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le préfet des Pyrénées-Atlantiques a informé la commission qu'il ne détenait pas les documents sollicités, dans la mesure où les procès-verbaux des assemblées générales et le règlement intérieur d'une association ne figuraient pas au nombre des documents qu'une telle structure doit obligatoirement transmettre aux services de l'Etat.

La commission rappelle que, sous réserve des dispositions du 4ème alinéa de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, qui font obligation à une autorité administrative saisie d’une demande de communication de documents qu’elle ne détient pas de transmettre cette demande à l’autorité susceptible de les détenir, cette loi ne saurait avoir pour effet d'imposer à une telle autorité de solliciter d'un tiers la remise d'un document qui n’est pas en sa possession afin de satisfaire à une demande de communication. Elle déclare donc irrecevable la demande.

La commission précise toutefois que les statuts d'une association et les pièces faisant connaître les modifications de statuts et les changements de dirigeants, qui doivent être déposés à la préfecture ou à la sous-préfecture en application de l'article 5 de la loi du 1er juillet 1901, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en vertu de l'article 2 du décret du 16 août 1901. La commission prend note de l'accord du préfet des Pyrénées-Atlantiques pour communiquer ces documents, qu'il détient, et invite le demandeur à confirmer auprès de l'administration qu'il souhaite les obtenir, si tel est bien le cas.