La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 25 avril 2013 votre demande de conseil relative au caractère communicable, à des organisations syndicales, des questionnaires de satisfaction que l'ensemble des agents de l'établissement ont pu remplir, sachant que la direction du centre hospitalier ne détient pas ces documents qui ont été analysés par un prestataire extérieur qui en a fait une synthèse anonyme à destination de l'ensemble du personnel.

La commission rappelle à titre liminaire qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, de la loi du 17 juillet 1978 et des régimes particuliers énumérés aux articles 20 et 21 de cette loi pour obtenir la communication de documents.

La commission considère que le rapport établi par un prestataire extérieur, auquel l’établissement de santé a demandé de réaliser une enquête de satisfaction auprès de ses agents, est un document administratif communicable dans son intégralité à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978.

Elle estime, en revanche, que les questionnaires individuels remplis par les personnes interrogées lors de l’enquête, qui ont pu être conservés par l’institut de sondage, ne sont pas en principe des documents communicables sur le fondement des dispositions de la loi du 17 juillet 1978, à l’exception du seul cas dans lequel ces questionnaires auraient été remis à l’administration par le prestataire.

En l’espèce, vous avez indiqué à la commission que l’établissement hospitalier n’avait pas obtenu, ni souhaité obtenir, la communication des questionnaires individuels des agents interrogés afin de préserver leur anonymat et de favoriser leur liberté d’expression. La commission estime, dans ces conditions, que seul le document de synthèse établi par l’institut de sondage à la suite de l’enquête sous une forme anonyme, dont l’établissement hospitalier a été le destinataire, est communicable aux personnes qui en font la demande.