Madame X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 8 janvier 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Montpellier à sa demande de communication, de préférence par envoi électronique, des documents suivants :
1) la liste des traitements automatisés mis en œuvre au sein de la ville (article 47 du décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005) ;
2) les bilans annuels des activités établis par le correspondant informatique et libertés de la ville (article 48 du décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005).

En l'absence de réponse de l'administration, la commission rappelle qu'en application du III de l'article 22 de la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, le responsable d'un traitement automatisé de données à caractère personnel peut désigner un correspondant à la protection des données à caractère personnel, plus communément appelé "correspondant informatique et libertés", chargé d'assurer, d'une manière indépendante, le respect des obligations résultant de cette loi.

La commission estime que cette tâche revêt le caractère d'une mission de service public, lorsqu'elle se rapporte aux traitements mis en œuvre par un organisme chargé d'une telle mission, dans le cadre de cette mission, notamment par une commune. Les documents produits ou reçus par le correspondant informatique et libertés revêtent alors, comme en l'espèce, le caractère de documents administratifs, soumis au droit d'accès prévu à l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, sauf lorsque leur communication est exclusivement régie par la loi du 6 janvier 1978.

A cet égard, la commission constate que la liste des traitements automatisés établie par le correspondant « informatique et libertés », mentionnée au point 1) de la demande, est un document prévu par le III de l'article 22 de la loi du 6 janvier 1978. Ces dispositions législatives, ainsi que celles de l'article 48 du décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005, pris pour l'application de la loi du 6 janvier 1978, prévoient également qu'une copie de cette liste doit être immédiatement délivrée à toute personne qui en fait la demande. La commission estime que l'accès à ce document, ainsi garanti à tous, est donc exclusivement régi par la loi du 6 janvier 1978 et ses dispositions d'application. Elle se déclare donc incompétente pour se prononcer sur ce point de la demande.

S'agissant en revanche du bilan d'activité mentionné au point 2), la commission constate qu'il n'est prévu que par l'article 49 du décret du 20 octobre 2005, qui impose seulement qu'il soit tenu à la disposition de la CNIL. La commission s'estime donc compétente pour se prononcer sur la communication de ce document, qui n'est pas régi par des dispositions spéciales dont l'application échapperait à sa compétence consultative. Elle considère qu'il s'agit d'un document communicable à toute personne qui le demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve, le cas échéant, de l'occultation d'éventuelles mentions relatives à des personnes physiques concernées par certains traitements et qui permettraient de les identifier, en méconnaissance du droit au respect de leur vie privée protégé, notamment, par le II de l'article 6 de la même loi.

Sous cette réserve, la commission émet un avis favorable sur ce point de la demande.