Monsieur X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 21 mars 2014, à la suite du refus opposé par le directeur de la Maison départementale des personnes handicapées du Nord à sa demande de copie du dossier de sa fille mineure, X X, déposé par la mère, sachant que le demandeur est titulaire de l'autorité parentale conjointe et a lui-même déposé des pièces complémentaires à ce dossier.

La commission relève, à titre liminaire, qu’en vertu des articles 372 et 373-2 du code civil, les père et mère exercent en commun l'autorité parentale, et que leur séparation est sans incidence sur les règles de dévolution de son exercice. Elle estime, par suite, que chacun des parents revêt, à l’égard des informations concernant les droits et obligations définissant l’exercice de cette autorité, tels que mentionnés aux articles 371-1 et 371-2 du code civil, la qualité de personne intéressée au sens des dispositions du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978.

En l’absence de réponse du directeur de la Maison départementale des personnes handicapées du Nord, la commission, qui n’a pu prendre connaissance de la composition particulière du dossier sollicité, a toutefois consulté la notice explicative cerfa n° 51299*01 ainsi que le formulaire associé de demande auprès de la MDPH cerfa n° 13788*01. Les renseignements ou documents susceptibles d’être produits s’agissant d’un enfant mineur sont a priori ceux réclamés sous les rubriques A, A2, A3, A5, A6, A7, A9, B, C, D, E, F, G, et L.

Elle rappelle, en premier lieu, qu'en matière de communication de documents médicaux chacun des titulaires de l'autorité parentale, lorsque la personne intéressée est mineure, exerce le droit d'accès en son nom sans que son consentement ni celui de l’autre parent soit requis, sauf exceptions prévues par les dispositions combinées des articles L1111-5 et L1111-7 du code de la santé publique, au rang desquelles ne figure pas le caractère préparatoire des documents en cause. Elle estime, par suite, qu’à l’exception des informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers, toutes les informations à caractère médical relatives à l’enfant contenues dans le dossier sollicité sont librement communicables à chacun des parents et, par suite, au demandeur, dès lors que celui-ci est titulaire de l’autorité parentale, et ce, quel que soit l’avancement de la procédure en cours devant la maison départementale des personnes handicapées du Nord.

S’agissant d’éventuelles pièces à caractère non médical, ou ne comportant pas d’informations de cette nature, la commission considère, en second lieu, que si un document préparatoire est exclu du droit d'accès prévu par le chapitre Ier du titre Ier de la loi du 17 juillet 1978, aussi longtemps que la décision administrative qu'il prépare n'est pas intervenue ou que l'administration n'y a pas manifestement renoncé, à l'expiration d'un délai raisonnable, un tel caractère ne saurait être opposé aux pièces d’un dossier remises à l’administration par la personne intéressée elle-même en vue de l’instruction de sa propre demande. Dans le cas d’un dossier déposé en vue d’une demande de prestation concernant leur fille mineure, chacun des deux parents présente, au sens du II de l’article 6 de cette loi la qualité de personne intéressée à l’égard de l’ensemble des informations qu’il contient et qui se rattachent à la protection de la santé de l’enfant, à son éducation et à son entretien.

Une fois ces principes rappelés, la commission considère qu’il y a lieu, pour déterminer le régime de communication des différentes pièces susceptibles d’être contenues dans le dossier en cause, de distinguer :

1°) D’une part, les pièces déposées par les parents de l’enfant en vue de l’instruction de la demande de prestations la concernant et qui sont, en principe, celles résultant du formulaire cerfa n° 13788*01.

Ces pièces du dossier de leur enfant, qu’elles contiennent ou non des informations à caractère médical, sont librement communicables, tout au long de la procédure à chacun des deux parents intéressés, en vertu du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978.

La commission précise néanmoins, s’agissant des informations qui ne revêtiraient pas, par elles-mêmes, un caractère médical, que le secret de la vie privée, mentionné au II de l’article 6 de cette loi, peut faire obstacle à la communication, à l’autre parent, des informations renseignées par l’un des parents, qui n’intéresseraient directement ni l’état ou la prise en charge de l’enfant, ni l’exercice commun de l’autorité parentale. Elle a ainsi été amenée à rappeler dans son avis n° 20135318 en date du 30 janvier 2014, qu’en cas de divorce ou de séparation des parents, s’il importe que soient communiqués à chacun d’entre eux les renseignements généraux concernant leur enfant, certains éléments ne peuvent être communiqués sans nuire au respect de leurs vies privées respectives. Il en va ainsi d’éventuels éléments tels que son numéro d’allocataire (rubrique A5), ou ceux relatifs à la situation conjugale du parent intéressé (rubrique A6), à sa situation professionnelle (rubrique A7), ainsi qu'au statut juridique de son logement (rubrique A9).

2°) D’autre part, celles qui auraient été obtenues par l’administration auprès de tiers, ou élaborées par ses soins dans le cadre de l’instruction de la demande dont elle a été saisie.

Si les pièces à caractère médical entrant dans cette seconde catégorie sont communicables aux deux parents intéressés quel que soit l’avancement de la procédure, la commission estime, en revanche, que le caractère préparatoire des pièces non médicales susceptibles d’être détenues par l’administration dans de telles conditions fait obstacle à leur communication à l’un ou l’autre des parents, et ce jusqu’à l’achèvement de la procédure, c’est-à-dire jusqu’à l’intervention de la décision de la maison départementale des personnes handicapées quant à la situation de l’enfant concerné.

Après l’achèvement de la procédure, ces pièces obtenues par l’administration auprès de tiers ou élaborées par ses soins sont communicables aux deux parents sous réserve de l’occultation des mentions relevant des dispositions du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978, ou couvertes par le secret professionnel institué par l’article L241-10 du code l’action sociale et des familles.

La commission émet donc, sous réserve, dans les conditions précitées, de l’occultation des mentions relatives à la vie privée de la mère de l’enfant, un avis favorable à la communication à Monsieur X de l’intégralité des pièces déposées tant par lui-même que par la mère de son enfant, dans le cadre de la demande de prestation formulée au bénéfice de cette dernière auprès de la maison départementale des personnes handicapées du Nord, ainsi que de toutes les informations à caractère médical contenues dans le dossier de l’intéressée.