La commission d’accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 19 février 2015 votre demande de conseil sur les procédures envisagées par le Service historique de la Défense pour répondre aux demandes d’accès aux dossiers de carrière de personnels de la Marine radiés des cadres, documents qui revêtent aujourd’hui le caractère d’archives publiques.

La commission comprend que les dix-neuf demandes dont vous avez été saisi, qui représente un volume de 3 305 articles, portent sur la communication de documents librement communicables, en vertu de l'article L213-1 du code du patrimoine, dont la communication implique néanmoins, au regard du contenu et du mode de classement des dossiers dans lesquels ils sont contenus, une vérification préalable du caractère communicable et une préparation matérielle de la consultation.

La commission, qui constate que votre demande de conseil ne porte que sur les modalités d’accès aux dossiers d’archives en cause, rappelle conformément à sa doctrine (avis du 8 octobre 2009, n° 20093096) qu’en vertu de l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978, auquel renvoie l’article L213-1 du code du patrimoine applicable aux archives publiques librement communicables, le droit d’accès s’exerce, au choix du demandeur, sous réserve des contraintes techniques de l’administration et de leur état de conservation.

Ainsi, si l’administration détentrice des documents doit s’efforcer de respecter le délai d’un mois qui lui est imparti pour satisfaire la demande, au titre de l’article 17 du décret du 30 décembre 2005, elle vous estime fondé, dans le cas, où, comme en l'espèce, le Service historique de la Défense est sasi d'une demande portant sur un volume important de documents, que vous n'êtes pas en mesure de traiter dans le délai d'un mois, à en informer préalablement le demandeur et à convenir avec l'intéressé d’un échéancier et d'un ordre de consultation des cotes compatibles avec le bon fonctionnement des services.