La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 21 mai 2015 votre demande de conseil visant à déterminer le caractère communicable et les modalités de communication de la documentation reçue par la bibliothèque, à titre onéreux, en don ou par échange, sachant que, dans le cadre de sa mission, l'institut collecte des documents dépourvus de diffusion commerciale (littérature grise) ou publiés par des maisons d'éditions disparues ou non diffusés sur le territoire français.

La commission rappelle, à titre liminaire, que l’Institut français d’archéologie orientale, qui est établi au Caire, est une école française à l’étranger placée sous la tutelle du ministre chargé de l'enseignement supérieur et relevant de l’article L718-1 du code de l'éducation, dont la mission consiste, en vertu de l’article R178-2 de ce code, à développer, dans l’aire géographique et le domaine scientifique qui la concerne, la recherche fondamentale sur le terrain et la formation à la recherche. Elle est notamment amenée, à cette fin, en vertu de ce même article, à définir et mettre en œuvre une politique de recherche scientifique qu’elle valorise par la publication et la diffusion de ses travaux, à mettre à la disposition des chercheurs ses ressources documentaires, à favoriser l'accès aux autres sources et archives afférant à ses aires d'influence, à collaborer avec des organismes de recherche ou d'enseignement supérieur français ou étrangers et contribuer à la coopération scientifique internationale.

La commission rappelle ensuite que sont considérés comme documents administratifs, au sens des chapitres Ier, III et IV du présent titre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l'État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission.

La commission qui note que le terme de littérature grise a été défini par l’association française de normalisation (AFNOR) comme « document dactylographié ou imprimé produit à l’intention d’un public restreint, en dehors des circuits commerciaux de l’édition et de la diffusion et en marge des dispositifs de contrôle bibliographiques », relève, au vu des éléments que vous avez portés à sa connaissance, que les documents sur lesquels porte votre demande de conseil présentent un ensemble de caractéristiques communes. Il s’agit de documents ayant fait l’objet d’une publication, souvent à l’étranger, acquis par la bibliothèque à titre onéreux, exceptionnellement par don, dont les auteurs sont soit des administrations étrangères, soit des auteurs étrangers et enfin d’exemplaires uniques (unica) ou dont vous êtes le seul établissement français à détenir un exemplaire. Ces documents, qui ne résultent pas de la production d’archives courantes de votre établissement et dont les auteurs ne sont pas des agents rattachés à l’IFAO constituent donc des archives de fonds privés entrées dans vos collections par acquisition à titre onéreux, don, dation ou legs, au sens du 3° de l’article L2112-1 du code général de la propriété des personnes publiques.

La commission rappelle que les archives privées regroupent, en vertu de l'article L211-5 du code du patrimoine, l'ensemble des documents d'archives qui n'entrent pas dans le champ des archives publiques, définies, quant à elles, en vertu du a) de l'article L211-4 de ce même code comme « les documents qui procèdent de l'activité, dans le cadre de leur mission de service public, de l'État, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées d'une telle mission ».

La commission estime, à cet égard, que les collections de documents d'origine privée constituées par les établissements et institutions d'enseignement et de recherche et les autres établissements, organismes ou services culturels, qui ne constituent pas, au sens de l'article L211-4 du code du patrimoine, des archives publiques, n'entrent pas dans le champ d'application de l'article 1er de la loi du 17 juillet 1978.

Aussi, et quand bien même les ouvrages de votre bibliothèque entreraient dans votre domaine public mobilier, en application des dispositions du code général de la propriété des personnes publiques et bien que leur acquisition ait été décidée dans le cadre des missions de service public qui vous ont été confiées en vertu des dispositions précédemment rappelées de l’article R718-2 du code de l’éducation, de tels documents ne peuvent, de manière générale, être qualifiés de documents administratifs. Il en va de même, dès lors qu'ils sont d'origine privée, des documents de diffusion restreinte que vous identifiez comme relevant du champ de la littérature grise. La commission ne peut donc, dans cette mesure, que se déclarer incompétente pour se prononcer sur votre demande.

Si en revanche entrait dans votre demande de conseil non seulement des publications ou parutions acquises par voie extraordinaire dans le but d’être mises à disposition des chercheurs, mais également la documentation constituée par des agents de votre établissement au titre de leurs recherches, la commission précise que de tels documents, procédant de votre activité de service public, revêtent le caractère de documents administratifs et que le caractère restreint de leur diffusion ferait obstacle à ce que soit opposée, à une éventuelle demande de communication, la diffusion publique des ouvrages ou dossiers documentaires ainsi constitués. De tels documents seraient donc communicables à toute personne en faisant la demande selon les modalités de la loi du 17 juillet 1978.