Avis 20161472 - Séance du 12/05/2016

Mairie de Plogonnec

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 1er avril 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Plogonnec à sa demande de copie de l'acte de naissance de plus de 75 ans de Monsieur X, né le 2 août 1939 à Plogonnec.

La commission rappelle qu'en application du e) du 4° du I de l'article L213-2 du code du patrimoine, les actes de naissance et de mariage de l'état civil sont communicables à l'expiration d'un délai de soixante-quinze ans à compter de la clôture des registres ou d'un délai de vingt-cinq ans à compter du décès de l'intéressé si ce dernier délai est plus bref. Dans le cas d'espèce, le délai de soixante quinze ans étant écoulé depuis 2014, la circonstance que Monsieur X est encore en vie ne fait pas obstacle à la libre communicabilité de l'acte à tout requérant et le demandeur est en droit d'en demander la communication, sans avoir à justifier de ses motivations.

La commission note toutefois que Monsieur X a demandé à en recevoir une copie intégrale à son domicile. Elle rappelle que, en application de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration :
1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ;
2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions définies par décret ;
3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique.

Dans le cas d'espèce, la commission observe que, dans la mesure où le document n'est pas disponible sous forme électronique, et où il s'agit d'un registre dont la photocopie doit être, en règle générale, exclue afin de ne pas détériorer l'original, la mairie, si elle ne dispose pas d'autres moyens de reproduction compatibles avec la bonne conservation du document, est fondée à demander à Monsieur X de venir consulter le document sur place.

Sous cette réserve concernant les modalités d'accès, la commission donne un avis favorable à la communication au demandeur de l'acte de naissance sollicité.