Avis 20161781 - Séance du 12/05/2016

Mairie de Saint-Chély-d'Apcher

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 16 avril 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Chély-d'Apcher à sa demande de copie intégrale de l'acte de naissance de Monsieur X, né le 30 décembre 1935 dans la commune de Saint-Chély-d'Apcher.

La commission rappelle qu'en application du e) du 4° du I de l'article L213-2 du code du patrimoine, les registres de naissance et de mariage de l'état civil sont librement communicables à l'expiration d'un délai de soixante quinze ans à compter de leur clôture.

La commission note que le refus de communication de la mairie d'une copie intégrale est motivé par l'ajout d'un document en 1964. Elle relève qu'il s'agit de la mention marginale du mariage de l'intéressé en 1964, mariage dont le demandeur a déjà eu connaissance par l'extrait d'acte de naissance que la mairie lui avait envoyé à la place de la copie intégrale.

La commission considère toutefois que ces mentions marginales, qui consistent une information écrite retranscrite sur un acte d'état civil afin de le modifier ou de le compléter, ne font pas obstacle à la libre communicabilité de l'acte et à la délivrance d'une copie intégrale, à l'expiration d'un délai de soixante quinze ans à compter de la clôture du registre, dès lors qu'elles ne sauraient être assimilées à un document inclus dans le dossier. L'acte de naissance du 30 décembre 1935 est donc, en application de ces dispositions, communicable, ce délai étant expiré.

La commission constate également que Monsieur X a demandé à recevoir une copie intégrale du document sollicité à son domicile. Elle rappelle qu'en application de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration :
1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ;
2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions définies par décret ;
3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique.

La commission rappelle à cet égard que, dans la mesure où le document n'est pas disponible sous forme électronique, et où il s'agit d'un registre dont la photocopie doit être dans la majeure partie des cas exclue afin de ne pas détériorer l'original, la mairie, si elle ne dispose pas d'autres moyens de reproduction compatibles avec la bonne conservation du document, est fondée à demander au requérant de venir consulter le document sur place.

En l'espèce toutefois, la mairie a fait savoir à la commission que les actes de cette période avaient été numérisés, ce qui permet d'en délivrer des copies intégrales sans recourir à la photocopie.

La commission émet en conséquence un avis favorable à l'envoi à Monsieur X d'une copie intégrale de l'acte de naissance de 1935 sollicité.