La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 15 décembre 2016 votre demande de conseil relative au caractère communicable, à la directrice de l'école maternelle de la commune voisine, dans laquelle sont scolarisés les enfants de votre commune, de la liste nominative précisant la date de naissance des enfants nés en 2014 et 2015, afin de prévoir ses effectifs pour la prochaine rentrée.

La commission rappelle, d'une part, qu’en application du décret n° 51-284 du 3 mars 1951 relatif aux tables annuelles et décennales de l'état civil, il est établi, tous les ans, dans chaque commune, une table alphabétique des actes de l'état civil pour les naissances, pour les mariages et les divorces, ainsi que pour les décès. La table des naissances doit mentionner non seulement les actes dressés pour constater les naissances dans la commune, mais également les naissances, dans une autre commune, des enfants dont les parents ont leur domicile dans la commune. A l’aide de ces tables annuelles, l’officier de l’état civil dresse ensuite, dans les six premiers mois de la onzième année, des tables alphabétiques décennales qui recensent les mêmes actes par ordre alphabétique sur toute la période. Ces différentes tables comportent uniquement le nom des personnes concernées, c'est à dire, pour les naissances, celui de la personne née, et la date de l’acte.

La commission considère (conseil n° 20103032 du 21 décembre 2010), au vu de ces éléments, notamment du contenu de ces documents, que les tables d’état civil constituent, contrairement aux actes d’état civil (CE 9 février 1983 X n° 35292), des documents administratifs au sens de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration.

La commission rappelle ensuite que la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives a ramené le délai à l’expiration duquel les registres de l’état civil deviennent librement communicables de cent à soixante-quinze ans à compter de leur clôture. En outre, il résulte du e) du 4° du I de l’article L213-2 du code du patrimoine que seuls les registres de naissance et de mariage de l’état civil sont désormais soumis à ce délai de soixante-quinze ans. La commission en déduit qu’il résulte de la lettre de la loi, éclairée par les travaux préparatoires qui en ont précédé l’adoption et plus précisément par son exposé des motifs, que le législateur a entendu instaurer la libre communicabilité dès leur établissement non seulement des registres de décès, mais également des tables annuelles et décennales des naissances, des mariages et des décès. La commission considère par conséquent que ces tables sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande.

La commission relève, d'autre part, que le I de l'article 1er de la loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique, entré en vigueur le 9 octobre 2016, dispose désormais que : « Sous réserve des articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration et sans préjudice de l'article L114-8 du même code, les administrations mentionnées au premier alinéa de l'article L300-2 dudit code sont tenues de communiquer, dans le respect de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, les documents administratifs qu'elles détiennent aux autres administrations mentionnées au même premier alinéa de l'article L300-2 qui en font la demande pour l'accomplissement de leurs missions de service public. / Les informations figurant dans des documents administratifs communiqués ou publiés peuvent être utilisées par toute administration mentionnée audit premier alinéa de l'article L 300-2 qui le souhaite à des fins d'accomplissement de missions de service public autres que celle pour les besoins de laquelle les documents ont été produits ou reçus. » Le III du même article prévoit que le titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l'administration est applicable aux demandes de communication de documents administratifs exercées en application du I de cet article. En vertu du 22° du A de l'article L342-2 du code des relations entre le public et l'administration, la commission est compétente pour connaître des refus opposés aux demandes de communication présentées sur ce fondement.

La commission déduit de la combinaison de ces dispositions que les tables annuelles des naissances, établies par le maire au nom de l'État dans le cadre de ses compétences en matière d'état civil, sont communicables à la directrice de l'école communale de la commune voisine afin de lui permettre d'assurer l'organisation de la rentrée scolaire en vertu notamment de l'article L411-1 du code de l'éducation.