La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 23 mars 2017 votre demande de conseil relative au caractère communicable des documents suivants :
1) les procès-verbaux de jurys d'examens :
a) proposant des décisions au jury commun de la direction générale de l’école ;
b) prenant des décisions ;
2) les informations indiquées dans ces procès-verbaux relatives à la problématique d'ordre médical d'un étudiant, comprenant les noms des médecins lui ayant fourni des certificats médicaux et les dates correspondantes.

La commission constate, à titre liminaire, que les jurys d’examen comprennent à la fois les jurys des campus et le jury commun de la direction générale de l’école. Il ressort ainsi du règlement pédagogique de la formation d’ingénieur en technologie, que les jurys de campus de première et troisième années proposent des décisions au jury commun effectué à la direction générale de l’école Paritech mais que les jurys de campus de deuxième année prennent directement des décisions concernant les étudiants.

La commission vous rappelle, en premier lieu, qu'aux termes des 1er et 2e alinéas de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Le droit à communication ne s'applique qu'à des documents achevés. Il ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative tant qu'elle est en cours d'élaboration ». En application de ces dispositions, la commission distingue deux types de documents :
- les documents inachevés en la forme, tels que les ébauches, brouillons et versions successives d'un document, qui précèdent l'élaboration d'un document complet et cohérent, et qui ne peuvent être communiqués en l'état. Seul le document achevé sera communicable, le cas échéant ;
- les documents préparatoires, lesquels ont acquis leur forme définitive, mais dont la communication est subordonnée à l’intervention de la décision administrative qu'ils préparent.

En l’espèce, la commission considère que les procès-verbaux des jurys de campus de première et troisième années, qui ne sont pas décisionnels, constituent des documents préparatoires jusqu’à l’intervention de la décision du jury commun et ne sont donc pas communicables avant l’intervention de cette décision.

La commission vous rappelle, en second lieu, que par une décision n° 371453 du 17 février 2016 « Centre national de la fonction publique territoriale », le Conseil d'État a jugé qu'en prévoyant la communication des documents administratifs dans les conditions prévues par les articles 1 et 2 de la loi du 17 janvier 1978, désormais reprise dans le code des relations entre le public et l'administration, le législateur n’a pas entendu porter atteinte au principe d’indépendance des jurys d’où découle le secret de leurs délibérations et, par suite, permettre la communication tant des documents de leurs délibérations que de ceux élaborés préalablement par les jurys en vue de leurs délibérés.

La commission estime toutefois que ces principes ne peuvent trouvent à s’appliquer dans le cas où les procès-verbaux contiendraient les critères et les paramètres d’appréciation dont le jury entendrait faire application, ainsi que leur éventuelle pondération. En effet, dans cette configuration, la commission considère qu’il convient de regarder les procès-verbaux comme traduisant la suite des étapes et des appréciations effectuées par le jury pour déterminer si un candidat a, ou non, réussi l’examen ou le concours qu’il a passé ou présenté, c’est-à-dire comme constituant un algorithme, alors même que ce dernier ne se traduirait pas par un traitement automatisé d’usage courant. Or, aux termes de l’article L311-3-1 du code des relations entre le public et l’administration : « Sous réserve de l'application du 2° de l'article L311-5, une décision individuelle prise sur le fondement d'un traitement algorithmique comporte une mention explicite en informant l'intéressé. Les règles définissant ce traitement ainsi que les principales caractéristiques de sa mise en œuvre sont communiquées par l'administration à l'intéressé s'il en fait la demande. (…) ». Dans cette configuration, la commission considère qu’il conviendrait de répondre de manière favorable aux demandes de communication des procès-verbaux émises par les étudiants dont la situation a été examinée par le jury concerné.

En l’espèce, après avoir examiné l’exemple de procès-verbal que vous lui avez transmis, la commission constate que ce document se contente de retranscrire la teneur des débats lors des délibérations des jurys de campus. Il examine par ailleurs la situation individuelle de chaque étudiant mais ne contient pas de grille d’analyse générale ni une pondération des différents critères sur le fondement desquels la situation des étudiants aurait été appréciée. La commission en déduit que ces documents ne contiennent pas d’algorithmes et, par conséquent, ne sont pas communicables aux intéressés.

Dans ce cadre, la commission vous rappelle toutefois que la décision du Conseil d’Etat du 17 février 2016 précitée n'a pas pour effet d'interdire la communication à un candidat des notes que le jury lui a attribuées et des appréciations que ses membres ont, le cas échéant, portées, dès lors qu’elles ne font pas apparaître les critères de l’appréciation par le jury de sa performance individuelle et de l’établissement de la note souverainement attribuée. De même peut être communiqué à un candidat qui le demande des éléments identifiant les membres du jury qui ont effectivement siégé lors des délibérations.

La commission précise enfin que, sur le fondement de l’article L1111-7 du code de la santé publique, les informations de ces procès-verbaux qui sont relatives aux problèmes d'ordre médical rencontrés par un étudiant ne sont communicables qu’à l’intéressé.