Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 décembre 2017, à la suite du refus opposé par maire de Villefranche-sur-Saône à sa demande de communication des documents concernant l'avancement au grade d'adjoint administratif principal 1ère classe pour l'année 2017 :
1) la liste des promouvables selon les règles statutaires ;
2) la liste des agents proposés ;
3) la proposition du tableau d'avancement ;
4) les pièces de son dossier personnel pris en compte pour l'établissement du tableau d'avancement de grade ;
5) les documents préparatoires et achevés établis par la direction des ressources humaines pour établir le tableau d'avancement de grade ;
6) les documents préparatoires et achevés établis par le comité de direction générale sur lesquels il s'est fondé pour validation du tableau d'avancement ;
7) le tableau d'avancement de grade validé par le comité de direction générale 2017 ;
8) les critères d'examen retenus par le comité de direction générale avec le nombre de points attribués à ces critères pour les avancements de grade ;
9) la dernière délibération du conseil municipal fixant les ratios d'avancement de la catégorie C ;
10) la délibération du conseil municipal ou la décision fixant les critères d'examen à l'avancement.

En l'absence, à la date de sa séance, de réponse du maire de Villefranche-sur-Saône, la commission rappelle que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci, à l'exclusion de toute information liée, soit à la situation familiale et personnelle, soit à l'appréciation ou au jugement de valeur porté sur la manière de servir de l'agent par sa hiérarchie.

La commission estime que la liste des agents promouvables, c'est-à-dire ceux qui remplissent les conditions pour pouvoir être promus selon les règles statutaires sur un grade ou un cadre d'emplois supérieur, est communicable de plein droit à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet dès lors un avis favorable sur le point 1) de la demande.

S'agissant des points 2) et 3), la commission estime que de tels documents qui révèlent une appréciation portée sur les mérites des intéressés, ne sont communicables à chacun de ces agents que pour ce qui le concerne personnellement, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis défavorable à la communication à Madame X des mentions relatives à des tiers et un avis favorable pour les mentions qui la concerne.

En ce qui concerne le point 7), la commission rappelle sa position constante selon laquelle un tableau d’avancement, qui met en œuvre dans le cadre d’un corps ou d’un cadre d’emploi le principe d’égal accès aux emplois publics en faisant apparaître l’ordre dans lequel les promotions doivent s’effectuer sans faire apparaître ni notes, ni appréciations, n’est pas au nombre des documents par lesquels il est porté une appréciation ou un jugement de valeur sur des personnes physiques au sens des dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration et constitue donc un document administratif communicable en application de l'article L311-1 du même code, à moins qu'il n'ait fait l'objet d'une diffusion publique. Elle émet, donc un avis favorable sur ce point.

La commission estime que, s'ils existent, les documents administratifs visés aux points 5) et 6) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de l'occultation préalable des mentions susceptibles de révéler une appréciation portée sur les mérites des intéressés. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable sur ces points.

S'agissant du point 8), la commission estime que les critères d'examen sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de l'occultation des mentions qui exprimeraient, de manière plus ou moins directe, une appréciation ou un jugement de valeur porté sur les agents. Elle émet, sous cette réserve, un avis favorable.

LA commission estime que les documents figurant dans le dossier personnel de Madame X lui sont communicables en application de l'article L311-6 du du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable sur le point 4).

S'agissant des points 9) et 10), la commission souligne enfin, qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. Elle émet donc un avis favorable sur ces deux points de la demande.