Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 22 janvier 2018, à la suite du refus opposé par la garde des sceaux, ministre de la justice, à sa demande de copie des documents suivants concernant le centre pénitentiaire de Caen :
1) le règlement intérieur ;
2) l'intégralité des notes de service en vigueur concernant les droits et les obligations des personnes détenues.

La commission, qui a pris connaissance de la réponse de l'administration, estime que les documents administratifs sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration.

Elle précise également qu’en vertu de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.

La commission ajoute que, si les articles L311-9 et R311-11 du même code permettent à l’administration de mettre à la charge du demandeur des frais de reproduction et d’envoi des documents, dans les conditions précédemment mentionnées, ils ne lui en font pas obligation. Il appartient toutefois à l’administration de veiller à ne pas pratiquer une politique tarifaire discriminatoire, ce qui serait le cas si la différence de tarifs ne reposait pas, de manière proportionnée, sur une différence de situation pertinente ou sur un objectif d’intérêt général.

En l'espèce, la commission constate que Monsieur X a accepté le réglement des frais de reproduction du règlement intérieur calculés conformément à la réglementation en vigueur et estime par suite, que la demande est devenue sur ce point sans objet.

Elle émet, en revanche, un avis favorable au point 2 de la demande, les notes de services ne lui ayant pas été communiquées.

La commission précise enfin que l'article L312-1 du code des relations entre le public et l'administration incite les administration à rendre publics les textes de portée générale qu'elles adoptent dans la mesure où ils ne comportent pas de dispositions couvertes par l’article L311-5 du même code. A cet égard, la circonstance que les documents sollicités fassent l'objet d'un affichage ne peut être assimilée à une diffusion publique au sens de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration.