Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 1er février 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Marseille à sa demande de consultation des tables décennales pour la période 1972 à 1982.

La commission rappelle que les documents sollicités ont été dressés en application du décret n° 51-284 du 3 mars 1951 relatif aux tables annuelles et décennales de l'état civil, remplacé par le décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil. Le décret du 3 mars 1951 prévoit qu'il est établi, tous les ans, dans chaque commune, une table alphabétique des actes de l'état civil pour les naissances, pour les mariages et les divorces, ainsi que pour les décès. L'instruction générale relative à l'état civil, périodiquement mise à jour et complétée, précise dès sa première version datée du 21 septembre 1955, que sur le registre des actes de naissance « figurent également les actes de reconnaissance et les transcriptions des jugements relatifs à la naissance et à la filiation, ainsi que les procès-verbaux de découverte des enfants-nouveaux-nés ». A l’aide de ces tables annuelles, l’officier de l’état civil dresse ensuite, dans les six premiers mois de la onzième année, des tables alphabétiques décennales qui recensent les mêmes actes par ordre alphabétique sur toute la période. Ces tables se présentent sous la forme de registres indépendants des registres d’état civil et ne mentionnent en principe que les noms des personnes concernées et la date de l’acte.

Après avoir pris connaissance des observations de l'administration, la commission rappelle que la nature et le contenu des tables décennales en font des documents administratifs dont la communication est régie par les dispositions du titre I du livre III du code des relations entre le public et l'administration. (conseil n° 20103032 et CE 9 février 1983, X, n° 35292). Leur communication n'est donc pas soumise à l'autorisation du procureur de la République, à la différence des actes d’état civil, qui revêtent une nature judiciaire.

Elle précise également qu'elle a estimé, à la lumière de l'exposé des motifs du projet de loi qui devait devenir la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives, que le législateur avait entendu instaurer la libre communicabilité, dès leur établissement, non seulement des registres de décès, mais également des tables décennales de naissance, de mariage et de décès, et en a déduit que les tables décennales étaient librement communicables à toute personne qui en fait la demande dès leur établissement.

La commission constate que si, avant l'intervention du décret du 6 mai 2017, les tables ne devaient mentionner que la date de l’acte de naissance, et le nom de la personne, la pratique montre que la tenue de ces documents n'était pas homogène et que les services ne se limitaient pas nécessairement aux informations prévues par la réglementation. Il n'est ainsi pas rare que les services de l'état civil apposent sur les tables de naissance des mentions relatives à la filiation par une abréviation ou, comme en l'espèce, les noms et prénoms des parents. La commission souligne que les mentions relatives à la filiation d'une personne relèvent de sa vie privée et qu'il ne peut être déduit des dispositions de la loi du 15 juillet 2008 que le législateur a entendu que des informations autres que celles qu'il a expressément mentionnées, à savoir le nom et la date de l'acte, soient communicables sans délai aux tiers. La commission précise en conséquence que les tables annuelles et décennales sont, dès leur élaboration, librement communicables à toute personne qui les demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, à condition qu'elles ne comprennent pas d'autres informations personnelles que le nom des personnes concernées et la date ou le numéro de l'acte. Les autres mentions, s'il en existe, comme en l'espèce, qui relèvent de la vie privée des personnes intéressées, ne sont communicables qu'à ces dernières chacune en ce qui la concerne en application des dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration et ne deviendront librement communicables, en application du 3° de l'article L213-2 du code du patrimoine, qu'à l'issue d'un délai de 50 ans à compter du dernier acte qui y est transcrit, c'est-à dire, en l'espèce, 2032. Il appartient, dès lors, en application de l'article L311-7 du même code, à l'administration d'occulter ces mentions avant de communiquer les tables aux tiers.

La commission émet, en conséquence, un avis favorable à la demande de communication, après occultation des mentions relatives aux noms et prénoms des parents s'agissant des tables décennales de naissance de la ville de Marseille pour la période 1972 à 1982.